사내의 올바른 소프트웨어 사용및 관리요령

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▷1단계 : 가능한 PC구입시 동일 제품을 구입하는 것이 좋다

각 메이커 및 조립 PC마다 OEM으로 제공되는 SW제품 및 내용이 각각 다르기 때문에 일괄적으로 관리하거나 향후 추가 제품구입 및 업그레이드시 보다 편리하고 체계적으로 관리할 수 있기 때문이다

▷2단계 : 소프트웨어 관리를 위한 담당부서 및 담당자 선정하다

회사내에 많은 SW를 체계적으로 관리하고 실태를 파악하는 등 전반적인 관리운영을 위해서는 무엇보다 담당부서와 담당자를 두어 그들에게 권한과 의무를 주어 정기적으로 체크하게끔하는 것이 중요하다

▷3단계 : 정기적인 검사와 적발된 사항에 대한 책임규정을 정하는 것이 필요하다

SW사용실태조사에는 2가지 방법이 있다.

하나는 년중 정기적인 계획을 수립하여 사전에 점검계획을 알려 정검 및 조사하는 것이며, 또 하나는 사전통보없이 불시에 정검 및 조사하는 것이다.

이는 대표자와 관리담당부서 책임하에 사전통보 없이 전사적으로 조사를 실시함으로써 구성원들에게 평소 SW불법복제품 사용하지 못하게끔 경고와 메시지를 전달하는 효과를 가져오게 된다

▷4단계 : 소프트웨어 자산관리대장 작성 및 각종 계약서 보관이 필요하다

소프트웨어도 회사의 자산이다.
자산을 올바르게 관리하기 위해서는 필요한 관리대상과 관리기준을 마련하여 보관하고 사용하는 것이 중요하며, 또한 정품을 구입했다는 증빙자료(디스켓, 계약서, 각종증빙 자료 등)를 체계적으로 정리 및 관리해야 한다.

불법복제는 구입을 안해서 발생하는 것이지만 관리소홀 및 분실 등으로 정품을 구입한 것을 인정받지 못하는 경우도 자주 발생한다

▷5단계 : 실태조사와 결과분석을 통해 부족한 수량은 구입하여 적기에 공급한다

정품 소프트웨어는 원칙적으로 누구나 쉽게 구입할 수 있지만 회사내의 수요에 대한 정확한 분석과 필요한 제품 파악을 통하여 구입계획을 수립.
이를 가능한 가장빨리 구입하여 사용자에게 공급하여야 한다.

소프트웨어 불법복제 단속이 언제 이루어질지 모르는 사항에서 적기에 공급이 이루어지지 않은 경우 조그마한 부주의로 회사에 민, 형사상의 무거운 책임을 질 수 있기 때문이다

▷6.단계 : 마지막으로 가장 중요한 것은 최고경영자의 올바른 의식과 실천에 있다.

아무리 담당자가 회사의 소프트웨어 사용실태를 조사하고 정품소프트웨어를 구입해야 한다고 건의를 해도 경영자가 이를 무시하고 정품을 구입하여 사용하지 않을 경우는 모든 일들이 아무런 의미가 없다.
이러한 일련의 과정과 노력이 좋은 결과로서 나타나기 위해서는 무엇보다 최고경영자의 문제의 인식과 정품을 구입하여 사용하게끔 실천하는 것이다.

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