[독서록] 막힘없는 프로젝트

책명: 막힘없는 프로젝트
저자: 켄 로슨
출판사: 팜파스,  2010


추석연휴 끄트머리에 잠시 도서관에 와서 책을 읽고 있습니다.  프로젝트 관련 책을 찾던중 도움이 되는 책을 하나 만났습니다.  내용은 다소 딱딱할수는 있으나 프로젝트를 관리하는 관리자가 현장에서 맞닥뜨리게 되는 여러가지 위험들을  대처하는 방법,  프로젝트를 현명하게 잘 이끌어 잘 마무리하는 방법을 배울 수 있는 내용들이 알차게 들어있는 것 같습니다.

 

이 책은 특히 각장에 체크리스트를 제시하여 좀더 쉽게 프로젝트 관리자가 현재 운영중인 프로젝트를  막힘없이 잘 이끌어 갈수 있는지 자가 점검을 가능하게 해줍니다.   가능한 자세히 책 내용을 기록해보았습니다.
우키가  읽었던 책중에 함께 공유하고 싶은 40여권의 책 내용들을 아래 페이지에  정리해보았습니다.
■ [우키의 책 이야기] 페이지 방문하기

 

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‘더 열심히’하는 것이 아니라 ‘더 현명하게’ 일하는 것이 중요하다.

 

이 책의 목적은 프로젝트 관리의 핵심노하우를 명화하고 방법론적인 접근을 통해 명확화하고 프로젝트 관리자들이 긴급하고 복잡한 프로젝트를 가려낸 후 적절하게 대처할 수 있도록 하는 것이다.

1장 프로젝트의 비전을 명확히 규정하라

 
1. 프로젝트의 개념을 정리하라 
각각의 프로젝트를 구별하여 업무의 영역을 명확히 하라
설정된 목표를 명확히 알고 프로젝트의 가능성을 평가하라
유능한 프로젝트 기안자라면 혁신적 아이디어를 지녀야 한다
프로젝트가 중단되는 사태를 막으려면 기안단계에서부터 모든 변수를 고려해 소요자원을 정확히 예측하라
계획이 완벽하더라도 프로젝트에는 항상 위험요소가 있을 수 있음을 인지하라
2. 계획 수립 단계, 왜 간과하는가
프로젝트 계획을 수립하는 일을 시간낭비라고 생각하는 경영자를 설득하라
임기응변으로 그때 그때 대처하겠다는 자세를 버리고 철저한 계획을 세우려고 노력하라
변화를 두려워하는 팀원에게 프로젝트 목표를 설명하고 협력을 이끌어 내라
프로젝트로 생길 긍정적인 변화부터 생각하라
3. 프로젝트의 비전을 설정하라 
고객의 니즈를 파악하고 경영진의 제안을 분석하라. 외부컨설턴트의 조언을 적극 활용하라
조직구성원의 지원을 이끌어내라. 중립을 지키며 모든 사람의 의견을 구하라
비전선언문을 누구나 이해하기 쉽도록 명확하고 간결하게 작성하라
버전선언문을 발표하고 프로젝트 관계자들의 동의를 구하라
4. 프로젝트의 목표를 수립하라 
목표는 명확하고 단순하게 설정해야 한다
구체적인 판단자료를 제시하여 성과를 쉽게 측정할 수 있도록 하라
목표는 약간 버거울 정도로 기준을 높여 잡아라
중간 점검과정을 설정하고 성과에 따라 팀원에게 적절한 상벌을 주라
■ CHECK LIST_ 당신의 프로젝트를 어떻게 평가하는가 
프로젝트에 대해 아이디어를 가진 사람과 이야기해 보았는가?
그 사람은 자신의 아이디어를 간결하게 표현했는가?
아이디어에 대해서 다른 팀원들과 명확하게 의사소통을 해보았는가?
프로젝트 진행과정에서 문제발생 시, 지원해줄 확실한 후원자나 경영진이 있는가?
프로젝트 주요 비전에 대해 핵심구성원들간 공감대가 형성되어 있는가?
회사의 다른 일이 당신의 프로젝트보다 중요하다고 생각하는가?
프로젝트 시행이 지연되면 큰 문제가 생기는가?
프로젝트를 실행해야할 확신을 갖기에 앞서 반드시 제기되어야하는 중요한 문제에 대해 알아보았는가?
주요 목표는 짧은 문장으로 열거할 수 있는가?
수립된 목표는 측정 또는 평가할 수 있는것인가?
목표를 측정하기 위해 사용하는 구체적인 지표가 있는가?
프로젝트에 특정 수행기간이 있는가?  기간은 현실적인가?
당신과 회사는 프로젝트에 착수함으로써 감당하게될 위험에 대해 잘 알고있나?
비상계획을 생각해보았는가?

 

2장 완벽한 계획으로 위험을 방지하라

1. 프로젝트 계획으로 목표에 도달하라 
기준점을 정해 프로젝트의 진행상황과 변수를 확인하고 불필요한 논쟁을 막아라
주요참여자들이 공유할 수 있는 좋은 의사소통의 통로로 이용하라
업무목록을 작성해 더 쉽게 업무를 위임하라
전체적인 상황을 파악하고 프로젝트를 효과적으로 통제하라
2. 프로젝트 계획, 이렇게 세워라
과거에 유사한 프로젝트가 진행된 적이 있는지 조사하라
자료를 뒤지거나 파일을 검색해 참고할만한 자료를 찾으라
프로젝트 핵심구성원을 모아 브레인스토밍회의를 열어라
프로젝트의 모든 업무를 정리한 후 우선순위에 따라 재배열하라
최종 목룍을 작성한 후 다시 회의를 열어 모든 팀원에게 고지하라
3. 모니터링 방법을 찾아라
마일스톤은 각각의 업무결과를 쉽게 파악할 수 있도록 작업기간을 가능한 짧게 나눠라
마일스톤별 프로젝트 진척상활을 측정하되 평가하기 쉽게 구체적인 수치를 이용하라
어떤 특정업무가 성공적으로 수행되지 않았을때 마일스톤은 시스템내부의 오류가 발생했음을 경고하는 역할을 해야한다
CHECK LIST_ 프로젝트 계획이 현실적인가 
회사에서 과거에 유사한 프로젝트를 수행하적이 있다면 그 프로젝트로 부터 얻은 교훈은?
프로젝트 참여하는 모든 핵심구성원의 의견을 반영했는가?
프로젝트 계획을 세울때 중요한 일부 업무를 간과하지 않았는가?
실행계획에 포함된 모든 업무를 꼭 필요한 것인가?
업무의 수행결과가 회사의 목표를 진정으로 만족시키는가?
나열된 업무의 시간적 순서를 변경한다면 전체 계획에 혼돈이 오는가?
비용과 시간을 상세하게 기술했는가?
최종계획을 포괄적으로 승인받았는가?
계획된 단계에 따라 업무를 수행되고 있는지, 결과가 달성되고 있는지 확인하는 방법을 포함시켰는가?
심사숙고하여 마일스톤이 설정되었는가?

 

3장 시간, 자원, 자금을 추정하라

1. 프로젝트의 오류를 최소화하라 
프로젝트를 수행하기 위해 얼마나 시간이 걸리지 추정하라
자원과 인력이 제한된 상황에서 가능한 한 최상의 조건을 만드는 것이 프로젝트 관리자의 능력이다
소요되는 비용을 산출하라. 직접비/간접/비상자금등을 확실히 통제하라
2. 프로젝트 시행 기간을 산정하라 
세부 업무를 간격하고 구체적으로 정리한 뒤 각각의 업무에 필요한 시간을 추정하라
우선순위를 배열한 뒤 각 업무의 관계를 분석해 세부 업무를 연결하는 업무 흐름도를 작성하라
프로젝트의 완료시점 등 마일스톤으로 설정할 만한 주요 날짜와 세부 업무의 마감시간을 파악하라
간트 차튼를 통해 중첩되는 업무를 파악하여 조정하라
업무 수행시점을 검토한 후 제반조건을 고려해 팀원의 투입시기를 결정하라
3. 소요 자원을 추정하라 
프로젝트 수행에 필요한 핵심기술과 운영규칙을 분석하라
동원할 수 있는 회사 안팎의 인재들을 검토하고 최적의 투입시기를 결정하라
최적의 팀을 꾸렸다면 모든 이해당사자의 합의를 이끌어 내라
외근과 출장이 필요한 경우를 감안하여 비용을 추정하고 계획에 미리 포함시켜라
프로젝트 운영에 관한 최악의 시나리오를 생각해보고 그것을 대비한 비상자금을 추정하라
CHECK LIST_ 프로젝트의 변수를 고려했는가 
프로젝트 비용산정시 기준이 되는 업무목록이 최종버전인지 확인했는가?
현실적으로 실현불가능한 것을 단지 고객을 만족시키기위해 약속하지는 않았는가?
마감시간을 너무 낙관적으로 설정하지 않았는가?
프로젝트를 수행하는데 필요한 시가노가 비용을 산정하기 위해 관련된 요소를 폭넓게 조사했는가?
일정과 비용을 추정하기 위해 다양한 자료를 활용했는가?  개인적 경험이나 이론에 의해 치우쳐 선정하지는 않았는가?
일정과 비용의 추정치를 동료나 다른 컨설턴트와 함께 재확인했는가?
일정을 추정할 때 최선의 경우와 최악의 경우를 모두 고려했는가?
다른업무에 의존적인 업무와 의존적이지 않는 업무의 차이점을 확인하고 영향도를 고려했는가?

 

4장 최적의 인재로 팀을 구성하라

1. 프로젝트 관리자의 리더십을 검토하라
통제중심적인 권위주의형 리더라면 팀내 의사소통 통로를 마련해 팀원들이 자유롭게 비판할 수 있도록 하라
진행상황을 꼼꼼이 체크하는 실천형 리더라면 팀원을 신뢰하고 권한을 적절히 위임하고 보다 중요한 업무에 신경써라
팀원간 합의를 중요시하는 리더라면 적절한 마일스톤을 설정해 프로젝트가 계획대로 진행되는지 체크하라
자료수집을 중시하는 분석형리더라면 분석은 다른사람에게 맡기고 프로젝트를 성공적으로 마무리 짓기위해 노력하라.
2. 직무와 역할로 팀원을 분석하라 
어려운 문제가 발생했을 경우, 경영진이나 이해당사자의 조언을 구하라
예산승인이나 전략적 문제에 최종 결정권을 가진 상위 관리자의 협조를 구하라
아이디어를 처음 낸 사람을 팀에 포함시키고 간접적인 지원을 받아라
자리를 비울 경우 팀을 대신 관리해줄 관리 감독자를 찾아라
회계, 법무등과 관련된 지원부서의 조력을 받아라
고객의 의견을 적극 수용하고 프로젝트의 질을 높여라
전혀 새로운 관점에서 접근해야할 문제가 있다면 외부조언자에게 의견을 구하라
3. 프로젝트 팀을 조직하라
프로젝트를 진행하기전 팀미팅을 주선하여 팀원 각자가 자기 역할을 소개하도록 하라
팀원간의 의견충돌이 빚어지면 공개적인 자리에서 협의를 이끌어내고 해결방안을 찾아라
팀내 규범을 정의하고 마감시간이나 회의등의 일정을 공지하는 절차를 살펴라
팀원들의 다양한 욕구를 분석하여 각자에게 맞는 방법으로 동기를 부여하라
프로젝트가 정체될 경우에는 완료되지 않는 업무와 마감시한을 상기시켜 팀원들을 자극하라
계획보다 빨리 업무를 마친 팀원에게는 즉시 새로운 업무를 맡겨라
 
4. 관리자로서 무엇을 해야 하는가 
팀원을 고를때는 신중을 기하라 (업무성과/근속시간/장단점등 구체적인 자료 참고)
위임할 업무의 내용과 특징에 대해 팀원과 충분히 의사소통하고 현실적인 목표를 설정하라
업무를 위임했으면 적응할 시간을 충분히 주고 마일스톤이나 피드백을 활용해 엄무의 진척상황을 꾸준히 활용하라
객관적인 업무 평가 체계를 마련해 정기적으로 업무 평가를 하라 (칭찬/질책시엔 구체적인 사례로)
팀원들이 변화에 적극대응하도록 내용을 정확히 알리고 최상의 지원을 하라
■ CHECK LIST_ 충분한 동기부여를 하고 있는가 
프로젝트를 이끌어나갈때 적용할 수 있는 리더십 유형에 대해 알고 상황에 따라 적절하게 섞어서 활용할 수 있는가?
팀을 구성할 때 경영진이나 당신의 결정에 영향을 미치는 다른사람들로부터 충분한 지원을 받았는가?
각자의 능력과 기술적인 측면과는 별개로 개개인의 성격이나 특성을 고려하여 서로 보완할 수 있는 팀을 구성했는가?
성과 측정을 위한 적절한 체크항목과 방법을 설정했는가?
모든 팀원들이 프로젝트 일정 및 동료의 역할에 대해 잘 알고 있으며 일정과 역할을 문서로 작성해두었는가?
팀워크를 형성하기 위해 충분한 관심을 기울였는가?
모든 팀원들의 각자의 역할에 만족하고 있다고 확신하는가?
팀원들에게 동기부여를 하는 다양한 방법을 알고 있는가?

 

 

5장 프로젝트 착수 전, 다시 한 번 철저히 체크하라

1. 프로젝트 착수 전에 점검할 것들
프로젝트의 장애물을 다시한번 검토하라
목표를 수정할 필요는 없는지 간과한 변수는 없는지 검토하라
참여할 팀원과 지원자, 모니터링 체계를 점검하고 중간에 발행할지도 모르는 뜻밖의 상황을 최소화하기위해 모든 요소를 파악하라
프로젝트를 완수하기 까지 흔들림없이 팀을 이끌어갈 이정표를 마련하라
자원의 부족으로 프로젝트가 지연되지 않도록 체크하라
프로젝트에 포함된 모든 업무의 마감시한을 강조해 시간 낭비를 막아라
모니터링 결과와 프로젝트 성과를 보고할 체계를 갖추고 프로젝트를 효과적으로 통제하기위한 수단을 마련하라
2. 분석을 통해 위험에 대비하라 
프로젝트 위험요소를 파악하라. 만일의 상황을 가정하고 각각의 확률을 계산한 뒤 중요한 위험요소에 충분히 대비하라
긍정적 시나리오와 부정적 시나리오를 모두 모의실험하고 최소한 두가지 이상의 비상계획을 수립하라
프로젝트 관련 정보를 처리할 정보센터를 마련하고 기준을 세워 자료를 분류하라
지식 관리자를 임명해 주기적으로 관련 정보를 갱신하고 팀원들에게 고지하라
효과적인 의사소통 채널을 마련해 자유롭게 질문할 수 있는 분위기를 만들고 팀원들의 이야기를 경청하라
주간 업무보고를 준비하여 프로젝트 진행상황을 체크하라
이해당사자의 명단과 비전, 세부목표, 예상되는 불확실성을 명시한 프로젝트 보고서를 작성하라
CHECK LIST_ 프로젝트 착수 전, 미결 문제는 없는가 
프로젝트에 관련된 모든 장애물들을 식별했는가?
경쟁사의 정책이나 관련 시장의 동향에 대해 정확히 분석했는가?
프로젝트의 목표는 무엇이며 프로젝트로 인해 가장 이익을 얻는 사람은 누구인지, 프로젝트를 수행하는 이유는 무엇인지 알고 있는가?
프로젝트 진행과정에서 문제발생시 도와줄 수 있는 사람, 모니터링하고 있는 사람, 성과보고를 해야할 사람을 알고 있는가?
프로젝트 팀원의 목록을 확보했는가?
필요한 장비의 임대 및 구입비용을 확보했는가?
추가로 필요한 인원의 인건비 및 자원구입비는 모두 준비되었는가?
각가의 업무를 진행할 팀원의 목록과 기대되는 결과 및 마감시한등 모든 사안을 정리한 목록을 가지고 있는가?
수행해야하는 모든 업무에 대한 목록을 준비했는가?
프로젝트를 진행하는 동안 발생가능한 위험요소와 관련 대비책은 준비했는가?
프로젝트 진행시 갱신되는 정보를 정리할 체계를 갖추었는가?
효율적인 의사소통 체계를 마련했는가? 정기적인 업무보고회의를 계획하고 있는가?
이해당사자의 명단/이력사항/프로젝트 비전, 세부목표/위험요소를 모두 망라한 착수보고서를 작성했는가?

 

6장 효과적인 모니터링으로 변화에 유연하게 대처하라

 

1. 모니터링 체계를 갖춰라
피드백이 쉬운 진척보고서를 만들어 팀원들이 정기적으로 제출하게 하라
보고서의 내용은 간결하고 계획과 실적과의 비교가 용이하도록 작성하라
정기적인 회의를 통해 프로젝트의 진행상황을 검토하라.  일정계획에 이를 반영해 팀원이 반드시 참석하게 하라
회의가 구체적이고 체계적으로 진행될 수 있도록 회의진행자를 임명하고 질의응답시간을 마련해 팀원들의 궁금증을 해결하라
2. 일정을 준수하고 비용을 절감하라 
업무내용과 시간을 기록하는 타임시트를 적절히 활용하여 개개인의 업무진척도를 파악하라
매주 회의를 열어 정확한 진행상황을 체크하라 (완료시간뿐 아니라 질적인 문제도 고려)
업무의 긴급도를 바탕으로 일정을 조정해 투입공수의 낭비를 막아라
프로젝트 진행과정에서 나타나는 부적용을 검토하라
 
※ 일정 미준수되는 원인들…
– 팀원들의 경험을 과대평가해서 추가교육 실시하느라 최초 예정하지않는 시간이 소요됨
– 팀원간 동기부여 수준이 균등하지 않아 덜 열성적인 팀원에 의해 프로젝트 진행속도가 늦어짐
– 팀원들이 각자의 일정에 따른 성과를 정확하게 기록하지 못해서 프로젝트가 지연되고 있는 것이 뒤늦게 확인되고, 수정에 적절한 시기를 놓침
– 팀원간 의견충돌이 발생함
– 절차에 필요한 일부 업무가 초기 계획수립단계에서 누락되어 업무를 재포함하는 과정에서 많은 시간이 소요됨
– 투입된 인원이 업무를 수행하기에 주어진 시간이 충분하지 않음
3. 변경으로 인한 혼란에 대처하라 
변경사항이 일정/예산/세부목표에 미치는 영향을 분석/평가하라
팀의 지원을 요청하고 상위관리자에게 변경내용을 승인받으라
효과를 판단한 후 악영향을 끼치는 것으로 나타났다면 변경요청을 과감히 거부하고, 변경하지 않을 경우의 대안도 함께 검토하라
변경을 받아들이기로 결정했다면 즉시 계획에 반영하라 (새로 발생된 업무에 팀원을 배치하고 일정/예산을 즉시 조정하라)
프로젝트 관계자들에게 변경된 내용을 설명하라 (변경의 이유/영향을 충분히 알려야)
팀원들과 변경사항에 대해 의사소통을 하라 (회의/ 변경에 대한 요약보고서 공유)
4. 위기에 빠진 프로젝트를 되살려라 
무언가 잘된되가고 있다면 문제를 정확히 정의하고 그 이유를 파악하라
프로젝트의 수혜자가 추구하는 이익을 생각하고 자신과 팀원을 격려하라
목표를 명쾌하게 선언해 팀원들의 혼란을 해소하라
설정한 목표에 집중해 업무를 수행하도록 팀원들을 독려하라 (일정과 팀 조직을 재정비해 팀에 활력을 다시 불어넣으라)
식별한 모든 위험을 프로젝트 관리항목에 추가하고 적극 대비하라
정기적인 점검과 보고서를 통해 성과를 평가하라
CHECK LIST_ 프로젝트, 어떻게 모니터링하는가 
팀원들이 작성하기 쉬운 주간보고서를 준비했는가?
양식을 검토하고 이를 주간보고서에 편입시켜 작성하는데 많은 시간이 소요되지는 않는가?
 주간보고서를 몇명이 보고 있는지 파악하고 있는가?
피드백을 활성화하기 위한 시스템을 갖추고 있는가?
팀원들이 최소 일주일에 한번정도는 모여서 회의를 하는가?
회의에 참석하는 모든 팀원들이 각자 회의에 기여하고 회의를 함으로써 얻는 이득이 있다고 확신하는가?
회의결과를 문서로 기록하여 관리하고 있는가?
프로젝트의 지연여부를 알고 있는가? 지연이 발생한 기간과 원인을 알고 있는가?
계획된 예산보다 더 많이 지출됐는가?
최초 예산에서 증가하거나 감소한 금액이 있다면 얼마인지 알고 있는가?
일주일정도의 기간에 프로젝트에서 발생한 변경건수를 알고 있는가? 그 변경은 불가피한 것이었는가?
고객이나 프로젝트 후원자의 의사를 거스르는 것을 꺼리는가?
현재 프로젝트에 존재하는 주요 위험을 식별할 수 있는가?
위험을 최소화하기 위해 비상계획과 비상예산을 마련했는가?

 

7장 프로젝트, 종료 단계까지 꼼꼼히 검토하라

1. 프로젝트 종료 계획을 마련하라
주요목표가 달성되었는지 평가하라
상위관리자나 후원자등의 승인을 받고 팀원들에게 프로젝트 종료를 선언하라
팀원들이 흩어지기 전에 대화의 장을 마련해 정보를 수집하라
팀을 해체할 때 성과에 대한 치하를 잊지말라
모든 목표가 마무될 때까지 철저히 모니터링하라
성과나 작업내용을 평가하기위한 검토회의를 열어 각 업무의 성과를 평가할
2. 성공적인 마무리를 위해 검토 회의를 준비하라 
다양한 정보를 수집하라. 착수 시나리오, 변경사항은 물론 이해당사자의 피드백까지 가능한 한 모든 자료를 수집해 체계화하라
모든 핵심팀원의 참석을 요청하라
마일스톤을 점검하고 주제를 정리해 회의의 방향을 정하라
회의가 끝난 뒤에는 회의록을 작성해 모든 정보를 공유하라
3. 팀원에게 감사를 표하라 
프로젝트 성과를 팀원과 공유하고 팀원 개개인에게 치하의 말을 건네라
성과가 뛰어난 팀원에게는 별도의 인센티브를 부여하라
팀원들의 자세한 이력을 담은 목록을 만들어 팀원들이 서로 도움을 주고 받을 수 있도록 제공하라
CHECK LIST_ 프로젝트, 제대로 마무리했는가
모든 팀원에게 대략적인 프로젝트 종료 날짜를 공지했는가?
원하는 결과를 달성하기 위해 현실적으로 실현가능한 목표를 설정하고 이에 따라 필요한 활동을 수행했는가?
최종 사용자로부터 프로젝트 종료를 승인받았는가?
프로젝트 종료시점에 다양한 경로를 통해 성과에 대한 피드백을 받았는가?
프로젝트 결과와 예산에 필요한 모든 정보를 확보했는가?
프로젝트에서 수집한 모든 정보는 보고서로 잘 정리했는가?
작성한 보고서를 관련 부서에 모두 보냈는가?
프로젝트의 핵심 인원들과 함께 한 자리에서 최종적인 검토회의를 열었는가?
회의를 통해 프로젝트 종료단계에서 발생한 불가피한 긴장감이나 갈등을 해결했는가?
탐원들에게 수고에 대한 적절한 치하의 말을 건넸는가?
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