[독서록]시간지배자

.

image[우키의 책 이야기] 방문하기

책명: 시간지배자
저자: 캔 로슨
출판사: 대림북스, 2011

이 책은 프로젝트를 빠르고 효율적으로 완수하고자 하는 관리자를 위한 책입니다. 프로젝트 관리자에게 가장 중요한 자원은 시간이며, 가장 중요한 기술은 시간을 효율적으로 관리하는 일입니다.   이 책의 목적은 시간관리능력을 높이는데 있습니다.  실용적이고 명확한 가이드 라인을 제시해 유한한 시간을 계획대로 활용하고 관리하는 요령을 설명해줍니다.

1. 시간관리란 무엇인가?

1) 시간관리 왜 필요한가?
■시간관리를 잘 하면 좋은 점
-보다 많은 것을 성취할 수 있다.
-보다 중요한 일에 집중할 수 있다.
-좌절감이나 불만족을 피할 수 있다.
-죄책감을 던져버릴수있다.
-업무능률이 향상된다.
-업무의욕을 끌어올린다.
-질적으로 가치있는 시간을 늘릴수있다.
-더 많은 결과물을 얻을수 있다.
■한정된 자원인 시간을 지배하라
-계획을 세워 목표를 명확히 하라. 목표에 집중해 보다 많은 것을 성취하라
-방해요소를 파악하라. 중요한 일에 집중해 실수를 방지하라
-일상적인 업무패턴을 파악해 통제하라
-계획대로 업무를 진행해 마감시간을 준수하라. 허겁지겁 일하다 빚어지는 실수나 업무가 지연되는 것을 막을 수 있다.
-업무의 우선순위를 정해 능률적으로 일하라
– 시간을 잘 관리해서 여유시간을 만들어라
2) 시간은 돈보다 귀중하다.
■업무형태에 따라 효율적으로 일하라
– 일상적인 업무는 처리방식을 체계화하면 시간 낭비를 줄일수있다.
-프로젝트 단계에서 모든 변수를 고려하여 철저히 대비하라 (예상치 못한 긴급업무를 위한 시간 확보)
-전략적 업무는 핵심업무를 추진하는 동력이다. 모든 주의력과 사고력을 집중하라
3) 시간관리에 왜 실패하는가?

■ 시간관리에 실패하게 되는 대표적인 원인들…
-불명확한 목표
-업무 우선순위의 부재
-시간 낭비 요소에 대한 이해 부족
-부적절한 시간안배
-미흡한 정보수집력
-원활하지 않는 업무 위임
-비효율적인 시간계획  (각 업무들의 완료 시점에 대한 철저한 계획 필요)
-부족한 의사소통

2. 시간활용의 문제점을 찾아내라

1) 업무 활용 기록을 활용하라

■ 시간을 낭비하는 활동을 줄여라
-지나치게 잦은 회의는 피하라
-동료의 불만이나 부탁을 꼭 들어줄 필요는 없다. 맺고 끊는 태도를 분명히 하라
– 전화나 이메일을 사용할 때는 시간낭비하기 쉽다. 시간을 정해두고 사용하라
-지나친 완벽주의는 일만 느릴 뿐이다.
-항상 책상을 깔끔하게 정리하라

2) 시간을 낭비하는 몇가지 습관

■ 나쁜 업무 습관을 고치려면
-일을 미루는 습관이 있다면 긴급한 업무와 중요한 업무의 차이를 올바로 인식하는 방법을 익혀라
-업무처리가 지연될 경우, 승인한 자신의 모습/제시간에 일을 마쳤을 때의 안정감을 떠올려보아라
-계획수립을 중시하는 조직문화를 육성하라.
-자원과 시간의 낭비를 막기위해 체계적인 프로젝트 관리에 신경써라

3.시간관리의 원칙을 숙지하라

1) 당신의 업무는 무엇인가?

■ 업무를 파악하기 위해 할일
– 업무내용, 화사의 목표나 기대, 보고대상을 명시한 직무기술서를 작성하라
– 회사의 목표를 정확히 파악하고 그것에 따라 당신의 목표를 조정하라
– 설정한 목표에 맞춰 수행해야할 구체적인 업무 내용을 정의하라

2) 철저한 서류 관리로 업무 효율성을 높여라

■ 서류 작업시 유용한 RAFT 기법
-Refer: 타 부서나 팀원들이 처리해야할 문서라고 파악되면 발송서류함에 넣고 잊어버려라
-Act on it: 즉시 조치할 문서는 바로 그자리에서 처리한다. 당장처리할 수 없다면 업무목록에 추가하라
-File it: 긴급하지 않지만 좀더 검토해야할 문서는 서류철에 보관하여 나중에 숙독하거나 참조한다
-Throw it away: 불필요한 문서는 과감하게 버려라

■ 책상을 점령하는 서류에서 해방되자
– 서류정리에 관심을 갖고 매일 조금씩 시간을 투자하라
– 가나다 순, 시간, 번호, 지역등의 기준을 정해 서류를 구분하라
– 색깔을 달리하거나 핵심단어를 적은 라벨을 이용하라
– 문서를 중요도에 따라 둘로 나눠 이용빈도가 잦은 것은 가까운 곳에 보관하라
– 버리는 것도 기술이다.  필요없는 문서는 과감히 버려라
– 효율적인 자료보관 시스템을 구축하라

3) 효율성있는 회의로 시간 낭비를 줄여라
■ 회의의 효과를 극대화하라
– 회의의 목적을 확인하고 참석여부를 결정하라
– 시간과 장소를 확인해 자신으로 인해 회의가 지연되는 일이 없게 하라
– 회의와 관련된 자료를 찾아 숙지하라
– 회의 중에는 발언내용이 안건에서 벗어나지 않도록 주의하라
– 다른 사람의 의견을 경청하라
– 회의가 끝나면 회사의 목표와 개인적인 목표에 어떤 도움을 받았는지 평가하라
– 관리자가 제공한 피드백 보고서를 읽고 자신의 피드백 내용을 작성하라
– 보고서를 정리해 나중에 필요할 때 사용하라

4) 적절한 업무 위임으로 발전을 꾀하라
■ 적절한 업무 위임으로 효과를 극대화하라
– 중요도에 따라 위임할 업무를 구분하라
– 업무를 위임했을 때의 결과를 예측하고 분석하라(교육훈련이 필요한지, 소요되는 자원은?)
-위임대상자의 목록을 만들고 시간 일정과 업무태도를 분석해 적임자를 찾으라
– 업무를 위임할 때는 해당업무의 권한/한계/마감시한을 정확하게 설명하라
– 업무가 진행되는 과정을 꾸준히 모니터링하고 적절한 피드백을 제공하라(칭찬/조언은 큰 도움)

5) 정보와 아이디어를 수집하라
■ 체계적인 정보수집으로 업무의 효율성을 높여라
– 정보나 아이디어를 정리할 마감시한을 정하고 관련 예산을 구체적으로 추정하라
– 조사할 안건의 내용을 개략적으로 파악하고 자료를 체계적으로 정리하라
– 피드백을 받을 곳을 정하라
– 임시자료 모음을 만들어 필요할 때 즉시 이용할 수 있도록 정리하라
– 동료나 상사, 선배의 도움을 구하고 그들의 경험에서 정보를 구하라
– 정보수립 절차를 일상적인 업무처럼 규칙적으로 행하라

4. 일의 목표와 우선순위를 정하라

1) 미래를 내다보고 목표를 설정하라
2) 목표를 이루기 위한 실행계획을 수립하라
■ 꼼꼼한 일정계획으로 미래를 계획하라
– 뚜렷한 목표를 세우고 수행할 업무를 중요도에 따라 세가지 정도로 그룹화하라
– 목표달성에 필요한 전체 시간을 파악하여 일정을 정하라
– 전체기간에서 각 업무를 수행해야할 대략적인 시기를 잡아라 (중요업무 우선배치)
– 비상상황에 대비해 충분한 시간 여유를 두어라
– 프로젝트 종료시점이 변경되는 일로 인한 프로젝트 지연을 막으려면 임의로 여유시간을 남겨두라
– 일상적 업무를 포함한 업무목록을 정리하라

3) 성공적인 비즈니스의 조건, 마감시한 준수하기
■ 마감시한을 준수하여 업무진행을 원할하게 하려면
– 마감시한이 비현실적이라고 생각되면 변경을 요구하라 (단 이때는 이유를 구체적으로 설명해야한다)
– 상사에 재촉에 서두르지 말고 침착하게 업무를 진행하라
– 마감시간에 대해 자주 생각하라 (틈틈히 상기하여 최대한 지키도록 노력하라)
– 돌료나 상사와 함께 주기적으로 진행상황을 확인하라
(업무가 생각보다 복잡하거나 시간이 많이 소요된다면 적극적으로 협조를 구하라)

5. 의사소통의 효과를 극대화하라

1) 전화, 현명하게 받고 걸어라
■ 효율적인 전화통화로 소중한 내 시간을 아껴라
– 전화를 걸기전에 통화시간을 전하고 통화목록을 작성하라
– 전화를 걸때는 용건을 메모하고 각각의 통화에 제한시간을 설정하라
– 인사는 되도록 간단히 하고 바로 본론으로 들어가라
– 걸려오는 전화에는 대비하기 어렵다. 바로 응대하기 어령면 나중에 전화를 걸겠다고 답변을 미루라
– 관심없는 용건의 전화라면 단호히 거절하라
– 통화중에 자료가 필요하거나 시간이 넉넉하지 않다면 다음기회에 전화해달라고 정중히 요청하라

2) 이메일은 전략적으로
■ 편리한 이메일도 주의깊게 사용하라
– 스팸메일을 걸러내라
– 이메일 사용시간을 정하라
– 모든 이메일에 답장할 필요는 없다.  우선순위대로 중요한 것부터 대응하라
– 되도록 짧고 간단하게 작성하라 (표준 양식을 마련해놓으면 도움이 된다)
– 사본이나 첨부파일을 보낼때는 다시 한번 확인하라

3) 정보의 바다, 인터넷
■인터넷의 활용도를 높여라
– 정보검색은 하루중 특정한 시간에만 하라
-인터넷이 만능은 아니다. 대안을 생각해보고 동료나 선배, 상사의 경험을 활용하라
– 익명성이 보장하는 인터넷의 특성상 신뢰성없는 정보도 있다는 것을 명심하라
– 검색조건을 구체적으로 정해 불필요한 정보를 걸러내라.
4) 의사소통의 질을 높이는 소규모 회의

5) 돌발적인 업무중단을 방지하려면
■ 돌발변수로부터 업무시간을 지켜내라
– 자신의 행동을 살펴보고 다른 사람의 업무를 중단시킨 적은 없는지 생각해보라
– 업무방해자를 적극 저지하라
– 상대방의 업무중단 요청을 들어줄수있는 명확한 경계선을 그어라
– 요청사항은 서면으로 간략하게 작성하도록 하라

6) 의사소통의 원칙을 기억하라
■ 대화의 주도자가 되어라
– 감정보다는 사실에 초점을 맞춰 이야기하라
– 상대방의 말을 경청하라
– 의사소통 경로를 항상 열어놓아라
– 정보의 내용을 간결하게 정리하라
– 거절할때 분명하고 단호하게 하라
– 정보 저장소를 구축해 정보를 효과적으로 관리하라

7) 출장중에 업무연락을 취하려면
■ 출장 시 의사소통을 원활히 하라
– 동료들에게 출장계획을 알려 관련없는 업무로 연락하는 것을 최소화하라
– 급한 경우를 대비해 긴급연락처를 최소 인원에게 알려줘라
– 정기적인 시간대를 정해 그 시간에만 연락을 주고받아라
– 노트북이나 스마트폰을 적극 활용하라.
– 일일보고를 작성해 출장중 업무 진행상황을 알려라

6. 터득한 시간관리 기술을 지켜내라
1) 시간관리 기술을 유지하라
■ 시간관리 기술을 유지해 회사 전체의 발전을 도모하라
– 낙관적인 태도를 가지고 업무시간 계획시 휴식시간도 함께 고려하라
– 업무성과가 수포로 돌아가게 만들 수도 있는 스트레스 징후를 주의깊에 관찰하고 해소를 위해 적극적으로 노력하라
– 개인시간을 일부 쪼개어 터득한 시간관리 기술을 실천에 옮기도록 노력하라
– 동료나 부하직원에게 시간관리를 하도록 독려하라

2) 업무 의욕을 꺾는 스트레스를 관리하라
■ 업무의욕을 꺽는 스트레스에 대처하라
– 스트레스의 원인을 파악하라
– 상황을 바꿔보려고 시도하라.  바꿀수없다면 받아들이는것도 방법이다
– 새로운 방향을 모색하라
– 상황을 바꾸기 어렵다면 기분전환할 거리를 찾아 충분히 즐겨라
– 무엇보다 마음이 중요하다. 자신감을 갖고 스스로를 괴롭히는 원인에 당당히 맞서라

3) 일과 삶의 균형을 찾아라
4) 시간관리 방법을 남들과 공유하라

답글 남기기

이메일은 공개되지 않습니다. 필수 입력창은 * 로 표시되어 있습니다.