[독서록] 체계적으로 일해야 칼퇴근된다

Getting Organized

-체계적으로 일해야 칼퇴근된다 , 크리스 크라우치, 지상사, 2011

저자인  크라우치는 Go System트레이닝 코스의  개발자입니다.    집중력, 체계성, 생산성 향상을 돕는 GO System 트레이닝 코스의 핵심이  이 책에서 잘 나타나고 있습니다.   비즈니스맨이라면 누구나 읽어볼 만한 책이란 생각이 듭니다.  표지에 적혀있는 “일하는 시간을 늘리지 말고 일하는 방법을 바꾸라”라는 문구가  처음부터 인상적이었지요..

이 책은 저에게 체계적으로 일하는 방법에 대해서 많은 것을 느끼게 해 주었습니다.  책의 서두에서 “이 책의 목적은 일에 대한 집중력을 향상시키고, 체계성을 심어주는 동시에 생산성을 증가시키는 것이다. “라고 말했는데  그 말 그대로 자신의 생산성을 증가시키위한 많은 아이디어와 실행계획을 세우는데 도움이 되는 책이라고 할 수 있겠습니다.

작지만 잘못된 업무습관을 지금 고치지 않으면, 나중엔 직장을 바꾸셔야 할 겁니다.

(You can pay me now, or you can pay me later) -미국 자동차부품회사 Fram의 유명카피

“작가는 독자에게 최대의 지식을 전달하면서도, 최소의 시간을 뺏는 사람입니다.” – 시드니 스미스

단순한 현상이라도 원인은 여러개일 수 있다. – 당신의 앞길을 가록막는 6가지 문제점을 고쳐라

문제점과 해결방법

1) 여러형태로 들어오는 일들을 제대로 처리하지 못하는경우
– 문서,이메일,구도요청, 하고싶은 일등, 일을 분류해 처리하기
2) 우선순위를 제대로 매기지 못하는 경우
– 반드시 가장 중요한 일부터 하기
3) 시간을 제대로 관리하지 못하는 경우
– 시간을 합리적으로 사용하는 방법 배우기
4) 프로젝트를 제대로 관리하지 못하는 경우
– 프로젝트 시작부터 끝까지 제대로 파악하기
5) 개개인의 특성에 따른 문제
– 자신의 성격과 적성이 업무에 어떤 영향주는지 파악하기
6) 심리적 문제
– 흔하게 일어나며, 능률을 떨어뜨리는 자멸적행동 해결하기

1장. 워밍업 -행동수정: 체계적으로 일해야할 이유

• 너무 쉬워서 할 가치가 없다? – 용감한 자가 미인을 얻듯 아이디어를 직접 행동에 옮겨라
  – 많은 문제들이 단순하게 해결할 수 있다. 시도가 중요하다. 읽는것에 그치지 말고 반드시 실천해보아야 한다.  신이 흙에 생명을 불어넣듯이 이론에 에너지를 더해 실천에 옮겨라. 그러면 성과는 저절로 피어오를 것이다.
• 생각없이 던진 서류가 일의 효율을 떨어뜨린다 – 혼잡한 상태의 강력한 전염성을 조심하라
  – 깨진 유리창 비유, 보다 집중하여 체계적이고 생산적으로 일하고 싶다면 작은 혼잡함부터 막아서 그것이 퍼지고 이어지는것을 예방해야 한다.  정리는 체계적이고 생산적으로 일하고 싶을 때 사용할 수 있는 가장 쉬운 방법이다.  정리를 위해서는  1) 물건을 놓아둘 장소를 정하고 2) 물건을 제자리에 두는 습관을 길러라
• 누구나 마음속에 무체계 야수 한마리쯤은 있다 – 저절호 잘하게 될거라는 환상을 버려라
  –  혼돈을 야기하는 비생산적인 습관을 고치지 않으면 체계적인 사람이 될 수 없다. 체계적으로 일하기 위한 첫단계는 “체계적이지 못한 원인을 정확하게 아는 것”이다. 좋은 습관을 뒷받침해줄 프로세스와 시스템을 마련하여 21~30일 정도 지속하면 무체계 야수를 제거할 수 있다. 체계적이며 효율적인 업무처리는 최신기기가 아닌 습관에서 비롯된다.  습관은 최고의 노예이거나 최악의 주인이다
• 생각없이 소처럼 일하면, 평생 소처럼 일만 하게 된다 – 과부하 혼란사이클에 브레이크를 걸어라
  – 비효율적인 방법: 미루기/ 비생산적 행동하기(과식,과음,가치낮은일에 열중하기)/업무속도 올리기/포기
  – 효율적인 방법: 생각하기/분명하게 정리하기/단순화하기/불필요한일 하지 않기/일을 제어할수없으면 잠시 중단하기
  – 내가 생각한 일은 80%는 중요하지 않을 가능성이 높다. 모든 일을 다하기 위해 애쓰지 말라
• 서툰의사에게 수술받고 싶어하는 사람은 없다  – 반사적으로 일하지말고 생각하고 행동하라
  – 문제는 그것이 발생된 것과 같은 수준의 생각으로는 해결되지 않는다. -아인슈타인
• 멍하게 있다가는 그렇게 간다 – 하루 한시간, 나를 살리는 딴짓을 하라
  – 비효율적인 삶과 습관을 치료할 약은 바로 분명한 목표이다.  어떤 목표든 상관없다. 그러나 적어도 하루 한시간씩 자신의 목표와 직접적으로 관련된 일에 집중하라
  마음을 다스리는 가장 효과적인 방법은 확실한 목표를 분명한 계획으로 실천하는것이다. -나폴레온 힐
• 당신의 일이 많은 것은 결코 능력이 뛰어나서가 아니다 -업무량이 줄지않는다면 방식을 바꿔보라
  – 업무과부하는 과거의 잘못된 생각과 선택의 결과이다.  따라서 해결방법은 간단하다. 생각을 바꾸고 지금부터 더 나은 선택을 하면 된다.  어떤 문제에 부딧혔는가? 그렇다면 잠깐 멈춰서 자신에게 물어보라 “진짜 문제는 무엇이지? 어떻게 해결할 수 있을까?”
• 믿는 도끼가 발등 찍는다 – 익숙한 방식이 정답일거라는 착각을 버려라
  – 진부하고 비생산적인 업무방식이 바로 우리의 덫이다.
• 스마트폰 산다고 스마트해진다면 세상 모두가 아인슈타인 – 최신 기기 의존증을 버려라
  체계적으로 일하는 방법은, 그 첫단계는 “훌륭한 결심을 좋은 습관으로 바꾸는 일”에서부터 시작된다. 스마트폰을 사용한다고 해서 스마트해지지 않는다.
• 미루는 일은 취소할수있는 일이거나 중요한 일, 둘중에 하나다 – 가장 하기싫은 일을 끈질기게 처리하라
  -미루는 이유: 완벽주의/충동적인 자세/실패에 대한 두려움/업무에 대한 이해도부족/불확실성
  미루고 있는 일이 있따면 우선 그일을 취소할수있는지 살펴보세요. 그것을 하지않았을때 어떤 일이 발생할지 생각하고 만약 취소할 수 없는 일이라면  한번에 하나씩 파고드세요. 집중하여 성공적으로 깔끔하게 마무리하세요.  더 이상 미루기 처리를 미루지 마세요
• 가수 싸이는 왜 열정적일까? <Right Now덕분> – 일하는 시간 대신 집중하는 시간을 늘려라
  집중은 일종의 터닝포인트이다. 분별없이 일하던 사람이 체계적인 사람으로 바뀌기 위한 첫관문이다.
• 일 못하는 사람이 꼭 여러가지 일을 한꺼번에 한다. -멀티태스킹이 스마트해보인다면 당신은 스투피드
  순간에 집중하세요. 일이 완전히 끝날때까지 그것에 모든 집중력을 쏟는것입니다. 다음 일을 시작하는 것은 그후가 되어야합니다.
• 일에 비쳐있는 것은 부끄러운 일이다 – 업무성과에 모든 가치를 걸지는 마라
• 제일 잘 나가는 사람이 꼭 당신일 필요는 없다 – 마음속에 모시는 사감선생, 그의 완벽주의를 외면하라
  완벽에 집착하는 것은 역기능적인 행동이다. 능숙하고 뛰어나게 하려고하는것은 훌륭한 자세이지만,  완벽주의는 비논리적이고 신경과민한 자세이다.
• 잘하는 사람이 더 열심히 하는 이유 – 그날처럼 일하라
  “시간이 부족한 경우는 없습니다. 실제로는 넘쳐나기 마련입니다. 다만 대부분의 사람들이 주어진 시간의 20%만 활용하고 있기 때문에 그렇게 느끼는것뿐입니다.” -리차드 콕(80/20법칙 저자)

2장. 업무프로세스 -무작위로 발생되는 일의 효과적인 분류와 처리법

• 한번에 하나씩 처리하면 언젠가 끝이 난다 -믿어라  꽉막힌 5차선보다 뚫린 1차선이 낫다
  동시에 여러가지 일을 하지 말라. 가장 중요한 일에 집중하여 하나씩 그것을 마치라. 그래야 자신의 집중력을 온전히 사용할수 있다.
• 얼간이처럼 보여도 좋다 – 끝내주는 아이디어나 중요한일은 반드시 기록하라
• 일의 순서: 모으고 버리고 정하고 행한다 –작은 일에 귀한 집중을 낭비하지 말라
  체계적으로 일하는 방법
  1) 수집 (업무를 수집하여 분류하기)
  2) 필터링 (불필요하거나 중요하지 않는 일 거르기)
  3) 우선순위 결정 (중요도에 따라 실행순서 정하기)
  4) 실행 (우선순위대로 처리하기)
• 분류되지않은 일은 어지러진 도서관이다. -일을 분류함으로써 업무통제력을 키워라
  일을 1)문서  2)이메일  3)구두요청 4)하고싶은 일 네가지로 분류하고 정리하라
  분류는 분명함을 낳고 분명함은 혼란을 줄여줍니다.
• 업무요청이 팩스로 딱!  짜증이 팍! 일이 꽉! -일을 다이어트해주는 5가지 처리방법을 기억하라
  1) 버리기 또는 재활용하기
  2) 위임하기
  3)즉시 처리하기
  4) 참고파일에 정리하기
  5) 후속처리르 위해 보관하기
  깔끔한 정리보다 중요한 것은 빠르고 체계적인 의사결정이다.
  “결정이 지연된 것이 혼잡입니다. -바바라 헴필
• 버리기, 간단고 효과적이지만 버려지는 방법 -제발 그것 좀 버려라
  버리기 시간을 진지하게 가져라. 매일 발생하는 양보다 더 많은 양의 문서를 버리는 습관을 길러라
• 위임, 유능한 사람이 가장 잘 이용하는 방법 – 욕을 먹어도 좋다. 최대한 시켜라
• 쌓인 문서들이 일의 순환을 막는다.  -금방 끝낼일은 빠르게 끝내라
  빠르게 마무리지을수있는 일이라면 지금 당장 처리해서 사무실과 인생에서 없애버려라.
  지금 자동차 오일필터를 교환하지 않으면 나중에는 엔진을 바꾸셔야합니다. -FRAM사 오일필터 카피
• 찾을 수 없는 문서는 쓰레기다  -보관하고 싶다면 지정 장소와 좋은 검색 시스템을 갖춰라
  1) 다양한 카테고리르 사용하라
  2) 파일명의 첫단어는 가능한 명사로 하라
  3) 검색방법을 모색하라
  4) 참고파일은 한꺼번에 만들고 꾸준히 관리하라
  5) 라벨과 템플릿을 활용하라
  6) 바인더를 이용하라
• 업무 축지법은 없다.  – 깊게 고민하지 말고 파일화 하라

3장. 파일링: 서류파일 제대로 활용하는 방법

• 파일 서랍이 업무중심이다. -찾기쉬운 장소에 파일을 놓아라
• <일별>파일은 오늘을 지배한다. – 일별 파일로 꼼꼼하게 하루 일을 시작하라
• <월별>파일은 월급을 올려준다. -월별 파일로 마감을 사수하라
• 고민했다면, 절반은 해낸 셈이다. -세심함으로 효율을 높여라
• 찾을 수 있다면 기억하지않아도 된다. -건망즉이 노래한다. 지금 당장 <follw-up> file을 만들어
• 상사의 업무흐름을 끊는것은 죄악이다. – 동료를 배려하고플때 <people>파일을 만들어
• 공감하는 자가 승리한다 -<meeing>파일로 커뮤니케이션을 배워라
• 심심할때 누가 당신을 위로해주지? <reading> 파일
• <waiting파일에서 영원히 waiting될 서류는 없다. – 깔끔하게 마무리하고싶을때 <waiting파일을 사용하라>
• 행잉파일 한개 가격, 약 1000원 -필요하다면 망설이지 말고 만들어라

4장. 프로젝트/ 시간관리: 당당하게 정시퇴근하는 비법

• 하느냐 마느냐 그것이 문제로다  -아침에 선택하라
  자기전에 내일 해야할 가장 중요한일을 생각한 다음, 아침에 그것을 하면 끝이다. 간단하다.
  저녁에 질문해보라 “내일 가장 먼저 해야할 일은 무엇인가? 반대로 하지않아도 될일은 무엇인가?”
• 회사에서 필요한 사람은 해야할 일을 하는 직원이다 -필요없는 일은 애초에 적지 마라
  우선순위가 낮은 일로 목록을 채우기보다는 애초에 목록에 적지 않을 방법을 찾아라.
• 예스맨은 슈퍼맨이 아니다 -착한 아이 콤플렉스는 휴지통에 넣어라
• 모든 것이 급한면  우선순위는 없다. – <일별>파일을 이용하여 60초내에 순위를 매겨라
• 해야할 일을 못했을 때가 가장 피곤하다 -예기치 못한 일을 예상하고 계획하라
• 백지장도 맞들면 낫다 -특이한 동료를 적극 활용하라
• 바로 지금이다. -모든 것을 분명히 정한후 시작하라
  중요한 것은 일을 달성하는 방법이 아니다. 시작하는 시기가 그보다 중요하다.  중요한 일을 언제 하면 좋은가? 바로 지금이다.
• 생산성이 10% 감소되는 신기한 기술, -칼을 뽑았으면 무라도 베라
  일을 하던 도중에 중단하지 않으면  많은 일을 빠르게 진행할수 있다. 자신을 방해하지 말라. 누군가 자신을 방해하는지 살펴보라. 모두는 아니더라도 대부분은 막을 수 있다.
• 레스토랑에는 오더휠이 있다. -프로젝트 관리를 위해 업무진행표를 만들어라
  계획은 없어서도 안되고 지나치거나 모자라서도 안된다. 때문에 되도록 간단하게 짜야한다.
• 좋은 놈, 나쁜 놈, 진짜 싫은 놈 -회의를 열고싶을때 참석자 얼굴을 떠올려라
  회의를 할 생각을 하기보다는 회의 하지 않을 방법을 먼저 찾으라. 그래도 피할수없다면 모두에게 유익한 회의를 하라.
• 아이들이 똑똑하게 책을 읽는다 -시간을 절약하고 싶으면 기술을 습득하라
• 제대로 집중한 2시간이면 충분한 성과를 얻을 수 있다 – 자신도 어리석을 수있음을 인정하라
  자신의 가장 중요한 일을 집중하여 처리하는 것으로 하루를 시작하세요. 대개 아침 108분만으로도 하루를 생산적이고 성공적으로 만들수있다.
• 학교를 졸업했다고 공부까지 졸업한 것은 아니다 – 지식우물에 진정으로 필요한 정보를 담아라
  1) 독서
  2) 유능한 사람과 친분 쌓기
  3) 열정적으로 일하기

5장. 적성과 성격: 방식과 노력이외의 문제

• 노력만으로는 잘할수없다. – 자신의 적성을 재검사 하라
• 특이한 사람도 당신의 동료다 -A의 방식을 B에게 강요하지 말라
• 항상성에는 애교와 성깔이 동시에 존재한다. -항상성이 걸림돌이 될때는 파트너를 디딤돌로 삼아라
• 어머니의 가르침이 독이 될수도 있다 -해야만 하는 일이 꺼려지는 이유를 고민하라

6장. 실천: 일찍 퇴근할때까지

• Now Waht?
• 평화로움은 주목받는것을 좋아한다.
• 요점정리와 유용한 참고도서

▶ 네오넷코리아에서 제공하는 요약PDF
http://www.klca.or.kr/pdf/pdf_klcam/P7468.pdf