[독서록] 도요타정리술 – 버리고 정돈하는 초일류 습관

책명: 도요타정리술 –버리고 정돈하는 초일류 습관
저자: OJT솔루션즈 (도요타-리크루트 합작 컨설팅회사)
출판사: 도서출판 예인
출판년도: 2016년

2017년을 마무리하면서 생각도 정리할 겸 도서관에 들러서 몇권의 책을 대여하였습니다.  이전에도 몇번 ‘정리’를 주제로 한 책을 읽어본 적이 있었는데 이번에 선택한 [도요타 정리술]이란 책은 다른 책들과 좀 다른 점이 있었습니다.   이 책의 저자로 기재되어 있는 회사는  OJT솔루션즈라는 곳인데 도요타와 리크루트가 합작하여 설립된 컨설팅회사입니다.

보통 개인들이 이야기해주는 정리비결을 말하는 경우가 많은데.. 이 책에서는   ‘도요타’라는 회사에서 체계가 잡혀 있는 정리시스템에 대해서 이야기해주고 있었습니다.  즉 업무생산성을 목적으로 하는 정리방법에 대해서 정리가 되어 있는 책인 것이죠… 이 책에서는 주변을 깔끔하게 만드는 목적의 ‘정리’를 이야기하지 않습니다. 업무생산성을 향상시키고 비용을 절감하고자 하는 ‘정리’를 이야기하고 있습니다. 

우키가  읽었던 책중에 함께 공유하고 싶은 50여권의 책을 소개합니다
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[도요타 정리술]이란 책을 요약하여 기록해봅니다.

Q. 당신의 책상주변이 혹시 이런 상태인가?
-필요한 서류를 찾으려면 10초이상 걸린다
-일주일이상 쓴 적이 없는 사무용품이 있다
-서랍의 가장 깊은 곳에 무엇이든지 바로 대답하지 못한다
-책상위에 한달이상 건드린적이 없는서류가 있다

A. 한가지라도 해당한다면 당신은 비효율적으로 일하고 있다.
– 지금 당장 정리/정돈을 해야한다
– 정리/정돈이란 단순히 가지런이 놓는 것이 아니다

책상위가 지저분하고 정리가 제대로 되어있지 않은 사람일수록 업무속도가 느리고 온갖종류의 문제를 일으킬 확률도 더 높다. 반대로 책상위가 깔끔하게 정리,정돈되어 있는 사람일수록 업무도 효율적으로 처리한다.

1장.도요타식 정리·정돈’이 직장을 바꾸고,업무 효율을 높인다

1.’낭비’라는 이름의 보물을 찾아라
낭비를 철저히 배체한다는 것이야 말로 도요타의 기본신조이다. 정리정돈을 하면 낭비를 없앨 수 있다. 정리,정돈을 하지 않는 사람일수록 작업과정에서 낭비가 발생해 충분한 성과를 내지 못한다

①공간의 낭비 ②시간의 낭비 ③실수에 따른 낭비 ④가지러 가는 낭비

정리ㆍ정돈을 하면 이런 온갖 종류의 낭비를 확실히 없애 이익으로 바꿀 수 있다.

2.정리ㆍ정돈은 단순한 잡무가 아니라 중요한 업무의 하나다
정리·정돈은 짬이 날때 하는 것이 아니며 업무의 중요한 일부이다. 도요타의 정리,정리 습관을 지탱하는 기둥은 5S이다. 5S는 정리,정돈이 되어 있지 않은 상황을 거의 100% 개선할 수 있다. 아래 5S중에서 정리,정돈만 실행해도 반드시 효율이 높아지고 더불어 성과도 높아진다

* 5S의 개념
– 정리: 필요한 것과 필요없는 것을 구분하고 필요없는 것을 버린다
– 정돈: 필요한 것을 필요할 때 필요한만큼 꺼낼 수 있도록 한다
– 청소: 깨끗하게 청소한다. 일상적으로 사용하는 물건이 지저분하지 않게 한다
– 청결: 정리,정돈,청소 상태를 유지한다
습관화: 정리,정돈,청소에 관한 규칙을 지킨다

3.필요한 서류는 ’10초 이내’에 꺼낼 수 있어야 한다
정리,정돈이 잘되어 있는지 판단하는 기준은 10초 이내에 필요한 서류를 찾아서 꺼낼 수 있느냐에 달려있다. 책상에 앉아 일할 때의 철칙은 ‘오늘 필요한 것이 아니면 책상위에 꺼내놓지 않는다‘이다. 퇴근할 때 책상위에 아무것도 없는 것이 가장 이상적인 상태이다. 방치된 서류라면 대부분 버려도 문제될 게 없다. 언젠가 다시 쓰게 될지 모르니까 버릴 수가 없어라고 말하지만 실제로 다시 찾아쓰게되는 일은 거의 없다

4.’깔끔하게 또는 깨끗하게’가 목적이 아니다
많은 사람이 정리ㆍ정돈을 못하는 이유는 정리,정돈이란 무엇인지 제대로 생각해본적이 없는 상태로 시작하기 때문이다. 정리,정돈은 단순한 ‘가지런히 놓는 것'(깔끔,정렬)이 아니다. 정리를 하기에 앞서 ‘필요한 것’과 ‘필요없는 것’을 구분하는 것이 필요하고 정돈하기에 앞서 ‘필요한 것’,’필요한 시기’,’필요한 분량’을 판단해야 한다. 이런 기준이 없이 무작정 정리/정돈을 하면 비효율적인 정돈이 되고 만다.

5.물건을 소유하는 것만으로도 비용은 들어간다
버리기는 아까워라는 식의 심리적인 저항감을 버리지 못하면 평생가도 제대로 정리,정돈을 할 수 없다. 언젠가는 쓰겠다라는 생각을 비용이라는 측면에서 바라 보아야 한다. 물건을 찾는 시간이나 물건을 가지러 가는 시간, 물건이 차지하는 공간등도 모두 비용이다. 즉 물건을 소유하는 것은 비용이 발생하는 일이다. 도요타는 ‘언젠가는 쓰겠지’는 모든 악의 근원이라고 생각한다.

2장.낭비를 줄이는 도요타의 ‘정리술’

1.’방치된 물건’이 모든 것을 말해 준다
필요한 것과 필요없는 것을 구분하고 필요없는 것은 버린다는 ‘정리’에 대한 의식이 없기 때문에 물건을 방치하게 된다.

2.버릴 때의 ‘판단 기준’을 세워라
정리ㆍ정돈에는 ‘판단 기준’이 필수이며 판단기준은 업무의 목적, 가치등을 고려하여 세워야 한다. 판단기준을 명확하게 수립하면 망설이지 않고 필요없는 것을 버릴수 있게된다.

3.’언젠가’에 기한을 설정한다

보관기간에 따른 물건의 분류법
①지금 쓰는 것 ②언젠가 쓸 것 ③나중에도 쓰지 않을 것

그런데 언젠가는 쓰겠지라는 생각이야말로 물건을 제대로 정리,정돈하지 못하는 가장 큰 이유이다. ‘지금’이란 오늘/내일을 의미하고 ‘언젠가’는 모호한 시간이 아닌 일주일, 1개월 등 명확한 기한을 설정하는 것이다. 기한은 가급적 짧게 설정해야 하며 끝나는 동시에 처분/ ‘필요 없는 것’은 즉시 처분해야 한다.

4. 사람이 아니라 ‘시스템’을 탓하라
사람은 본능적으로 물건을 숨기고 싶어 한다. 그러므로 버리기위한 규칙을 만들고 기한을 설정하는 등의 시스템을 마련해야 한다.

5.’필요 없는 것’을 찾을 때는 벽 주변부터 살핀다
도요타에서는 업무환경을 검사할 때 ‘벽 주변’과 ‘가려진 곳’을 본다. 그 이유는 바로 이런 장소일수록 필요없는 것들이 잔뜩 쌓여있을때가 많기 때문이다. 그래서 가려진 부분을 가급적 없애는 것이 좋다. 포인트는 사람의 눈에 잘 띄도록 하는 것이다. 이렇게 하면 물건이 쌓이지 않는다

6.필요한 것을 필요한 만큼만 가진다
이 원칙을 지키지 않으면 ‘필요없는 것’이 겉잡을 수 없이 늘어나 도저히 정리할 수 없게 된다. 도요타에서는 ‘할 일이 없으면 그냥 가만히 있어라’라고 말한다. 즉 본래 해야할 일이 아닌 쓸데 없는 일은 하지 말라는 것이 규칙이다. 정리를 진행하기 위해서는 일상의 작업 흐름을 원활하게 만들어서 어느 공정은 바쁜데 어느 공정은 한가한 식의 편중 현상을 없애는 것이 매우 중요하다.

7.먼저 들어온 것부터 순서대로 내보내라
‘선입선출’을 명심하고 있으면 적어도 책상위가 서류로넘쳐나는 일은 사라진다. 선입후출 방식을 지속할 경우엔 밑에 쌓여있는 오래된 물건은 심지어 몇년이 지나도 쓰이지 않는 채 계속 남아있을 수 밖에 없다.

8.’발주 시점’을 정하라
‘필요 없는 것’을 쌓아두지 않는 ‘시스템’을 만들면 애초에 정리를 할 필요조차 사라지거나 정리할 때의 부담을 크게 줄여준다. 필요한 양보다 많이 가지면 결국 ‘필요 없는 것’이 늘어난다. 그러므로 자원의 현재 보유량을 가시화하여 누가 봐도 알 수 있도록 한다.

9.’쓰지 않는 것’과 ‘쓸 수 없는 것’을 명확히 분류한다
도시바에서는 ‘필요 없는 것’을 바로 알 수 있는 ‘빨간 딱지 작전’을 시행한다. 당장 사용중이 아닌 물건에 빨간 딱지를 부착하고 담당자를 명시하고 유예기간을 설정하여 기간이 지나면 처분을 하는 것이다.

10. 1년 동안 쓰지 않은 명함은 즉시 처분한다
1년 동안 쓴 적이 없는 명함은 과감하게 처분하라. 1년동안 연락이 없었다고 하면 그 이후의 접점 또한 거의 없다고 할 수 있다. 필요 없어진 이메일은 즉시 삭제해야하는데… 처분하기 위해 ‘필요 없음’에 대한 판단기준을 세워두어야 한다. 책 역시 처분 기한을 결정해서 관리한다. 비즈니스 서적 같은 경우 두번 이상 읽는 경우가 드물다.

3장.업무 효율을 높이는 도요타의 ‘정돈술’

1.물건을 놓는 곳은 ‘사람의 움직임’을 보고 결정한다
도요타에서는 이익이 발생하지 않는 작업은 철저히 줄이는 것이 원칙이다. 물건을 찾는 부수작업은 이익이 발생하지 않는 일이기 때문에 물건 위치를 결정할 때는 부수작업이 제로가 되도록 정돈해야 한다. 정리를 해서 ‘꼭 필요한 것’만이 남게 되면 그 담에 시작애야 할 것은 정돈이다. 필요한 것을 필요할 때 망설이지 않고 단번에 찾아낼 수있어야 한다. 이것이 바로 정돈의 개념이다.

2.겨드랑이를 들지 않고도 잡을 수 있는 곳에 물건을 놓는다
도요타에서는 효율적인 작업을 위해 필요한 것을 손이 닿는 범위에 놓는다. 그래서 자주 쓰는 물건을 잡을 때 겨드랑이를 들썩이는 것 조차 불필요한 움직임으로 간주한다. 물건을 놓을 장소 뿐 아니라 사무실의 레이아웃도 사람의 움직임에 맞춰서 동선을 최소화할 수 있도록 구성해야 한다.

3.’사용 빈도’에 따라 물건을 놓을 곳을 결정한다
필요한 것을 분류하는 기준 중 하나는 그것을 사용하는 빈도이다. 자주 사용하는 것은 가까운 곳에 놓고 별로 사용하지 않는 것은 먼곳에 놓는다. 단순하지만 정돈할 때 결코 잊어서는 안될 중요한 개념이다.

4.’사용 빈도’가 낮은 것은 공유한다
일주일에 한번, 한달에 한번정도 밖에 쓰지않는 물건이라면 굳이 개인 소유로 두지말고 직장에서 공동 관리하는 편이 불필요하게 공간을 잡아먹지 않고 비용도 절감할 수 있다.

5.선을 하나 그린다
물건을 놓을 위치를 결정하기 위해 구획선을 그리면 효과적이다. 구획선은 물건이 어질러지는 것을 방지해준다. 구획선이 존재하면 구획선에서 조금 삐져나오기만해도 묘하게 신경이 쓰여서 정돈 활동을 유도하는 장점이 있다.

6.다른 사람이 30초 안에 찾아낼 수 있도록 ‘정위치’를 정하라
불특정 다수가 사용하는 물건은 정위치를 정해 놓는 것이 좋다. 정돈의 원칙은 누구나 빠르게 찾아서 꺼낼 수 있어야 한다는 것이다. 모르는 사람도 30초 내에 찾을 수있도록 한다는 기준을 정해두면 누구나 알기쉽게 정돈이 가능하다.

7.’보려고’ 하지 않아도 ‘보이는’ 것이 중요하다
도요타에서는 정돈을 할 때 기본적으로 물건의 정위치를 명시한다. 즉 어디에 무엇이 있는가를 명시하면 물건이 어디에 있는지가 한눈에 보이게 되는 것이다.

8.물건의 ‘주소’를 정하라
물건을 어디에 수납할 지를 결정하고 철저히 관리해야 한다. 물건의 주소를 결정해두면 누구나 필요할 때 손쉽게 찾아낼 수 있다. 주소의 개념은 수납장 관리할 때 사용되는데… 도요타에서는 ‘3정(定)’이라고 부른다.

도요타의 3정(定) 원칙
①정위치 (물건의 위치: 물건을 어디에 놓을 것인가?)
②정품 (물건의 종류: 어떤 물건을 놓을 것인가?)
③정량 (물건의 양: 얼마나 놓을 것인가?)

9.어디에 놓아야 할지 한눈에 알 수 있는 ‘모양 표시’
기껏 정돈을 하고 물건을 놓을 장소를 정해도 시간이 조금만 지나면 정해진 장소로 물건이 돌아오지 않는 일이 발생한다.

정돈이 흐트러지는 두 가지 이유:
①새로운 물건이 늘어났다 ②물건을 놓는 곳이나 방식에 문제가 있다.

물건을 놓는 장소를 크고 또렷이 명시하고 공유공간이나 서랍속은 ‘모양 표시’를 한다. 그곳에 두어야 할 물건의 모양을 표시하여 가시성이는 방법이다.

4장.도요타식 정리·정돈을 ‘습관화’하는 방법

1.청소도 중요한 하나의 업무다
정리ㆍ정돈된 상태를 유지하는 세 가지 활동은 청소,청결,습관화 이다. 깨끗한 상태를 유지하면 그곳은 계속 깨끗한 채로 남지만 누군가 한명이 더럽히기 시작하면 다른 사람들도 덩달하 더럽히게 된다. 그러므로 청소를 위한 ‘시간’을 마련하되 청소 시간을 업무에 편입해야 한다.  개인적으로도 청소시간을 마련하여 매일 습관으로 삼는 것이 좋다. 직장이나 개인 단위로 청소를 습관화하여 정리,정돈 상태를 유지할 수 있다면 청소에 투자한 시간 정도는 본전을 뽑고도 남는다.

2.’청소하지 않아도 되는 시스템’을 궁리한다
청소를 하는이유는 더럽기 때문이다.  더럽지 않다면 청소를 하는 수고를 크게 줄일 수 있다. 요컨대 청소를 하지 않아도 되는 시스템을 만드는 것 또한 청소라고 할 수 있다. 도시바에는 “청소는 점검이다”라는 말이 있다. 청소를 철저히 하면 무심코 흘려버릴 수 있는 이상이나 문제를 놓치지 않고 발견할 수 있다는 의미이다.

3.사람에 따라 ‘깨끗함’의 기준이 다르므로 점검을 잊지 말자
청결이란 정리,정돈,청소 상태를 유지하는 활동을 말한다. 청결은 점검의 역할을 하기 때문에 점검이 가능하도록 객관적인 판단기준을 마련해두는 것이 필요하다.

4.’결정한 규칙을 지키지 못하는’ 것은 리더의 책임
직장 전체가 정리,정돈을 실시할 때는 리더의 존재가 큰 역할을 담당한다.  리더는 현장에서 정리,정돈,청소,청결이 지속적으로 수행되도록 확인하고 격려해야 할 책임이 있다. 리더는 ‘정리,정돈이 업무의 일부’임을 이해해야 한다.리더는 정리,정돈,청소,청결이 지속되어 실행되도록 책상앞이 아닌 현장에서 지도해야 한다. 또 왜 정리,정돈을 해야하는지 그 목적을 알리는 것이 무엇보다 중요하다.

5.’정리ㆍ정돈을 하면 편해진다’는 것을 실감한다
정리,정돈은 힘들고 귀챦다는 심리적 장벽을 무너뜨리는 가장 빠른 방법은 정리,정돈의 효과를 체감하도록 하는 것이다.  먼저 책상주변의 일부를 정리,정돈을 하도록 하고 정리,정돈의 효과를 실감한다음 다른 공간도 순차적으로 정리,정돈을 해 나가는 것이다.

6.’떡’을 준비한다
정리,정돈의 습관을 사무실 전체에 확산시키려면 직원들이 적극적으로임하도록 유도하기 위한 장치가 필요하다.  그중 하나가 ‘떡’ – 보상- 이다. 정리,정돈,청소가 자신에게 이익이 된다는 것을 알리지 않으면 직원들이 자발적으로 하려하지 않는다.

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