[독서록] 성공하는 사람들의 다이어리 활용법

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책명: 성공하는 사람들의 다이어리 활용법
저자: 니시무라 아키라 지음
출판사: 황금부엉이, 2006

지난 주말에 도서관에서 빌려서 읽은 책을 소개합니다. 아무래도 새해를 코 앞에둔 시점이다 보니…  다이어리 활용법에 대한 책이 눈에 들어와서 읽게 되었습니다.  매년 다이어리를 사용하지만 그리 잘 사용하지 못한 것 같아서 도움이 될것 같아서 주의 깊게 읽어 보았습니다.   저자는 성공하는 사람들의 다이어리 활용법의 핵심을 정리하고 있습니다.

■ 성공하는 사람들의 다이어리 활용법 5가지
1) 생각나는 것들을 즉시 적을 수 있는 포스트잇을 다이어리와 함께 사용하라
(포스트잇을 우선순위별로 부착하라- 중요도가 높은것은 상단, 낮은 것은 하단)
2) 자신에게 가장 맞는 다이어리를 선택하여 사용하라
(일정관리할 내용이 많은 사람은 weekly, 일정관리 초보는 monthly)
3) 계획단계에서는 연필로 기록하고, 일정완료후엔 컬러 볼펜을 이용하여 다시 기록해준다)
4) 다른 사람과 약속을 잡으면 현장에서 바로 다이어리에 기록한다
5) 일정 사이/사이에 할 수 있는 일들을 미리 기록해두었다가 자투리시간을 활용한다.

책 요약 내용은 아래와 같습니다.

*들어가는 말. 다이어리는 자신의 인생을 설계하는 공간
다이어리는 경영자원인 시간을 만들어 내는 도구일 뿐 아니라 생각하는 공간이며, 정보를 축적하는 공간이고, 목표와 계획을 설정하는 공간이다. 다이어리란 단순히 스케쥴을 적어두는데 그치지 않고, 비즈니스에 필요한 계획이나 정보를 여기에 집중시켜 이것 한 권만 있으면 만사OK 라고 하는 기능성을 갖게하는데 가장 큰 의미가 있다.

1. 다이어리 선택법
– 다이어리 선택이 성공을 좌우한다.
1) 새 다이어리에 내년 설계를 시작한다.
가장 먼저 연휴를 확인하고 이미 정해져 있는 한 해의 스케쥴을 입력한다. (인간관계에 대한 일반적인 사항, 즉 누군가의 생일이나 결혼기념일등을 맨 먼저 적어 놓는다)  새 다이어리는 미리 구매할 수록 좋다. 내년을 위한 준비는 가을부터 시작하는 것이 바람직하다. 비즈니스 도구로 다이어리를 사용하는 사람이라면 몇 달 뒤의 일정까지 감안해서 행동해야 하기 때문이다.

2) 시행착오가 최고의 다이어리를 만든다
자기가 쓰기 편한 다이어리를 만나기 위해서는 나름의 투자가 필요하다. 많은 다이어리를 살펴보고 실제로 사용해보면서 자기 자신에게 가장 편리한 다이어리를 찾아 사용법을 연구해나가는 것이 가장 중요하다.
연말에는 올해 다이어리에 적혀있는 여러 가지 정보를 내년에 쓸 새 다이어리로 조금씩 옮겨 적는다.

3) 쓰기 편한 월간 monthly 타입의 다이어리
월간 다이어리는 달력을 보는 감각의 연장선상에서 사용하면 되기 때문에 다이어리를 익숙해지고자 할 때 저항감이 적으며, 휴대가 간편하여 언제 어디서나 다이어리를 갖고 다니는 일에 익숙해지기 쉽다.  일정을 추가로 적어야 할 때는 오늘 처리할 스케쥴을 포스트잇에 적어 붙이는 형식으로 사용하면 효과적이다.

4) 약속이 많은 많은 사람을 위한 주간 weekly 타입의 다이어리
약속이 많은 사람이라면 weekly 타입의 다이어리가 효과적이다.  주간 스케쥴표를 먼저 연필로 적었다가 그 일정을 끝낸 후에 다시 볼펜으로 적어넣는 방법을 권한다. 자기가 사용하고 있는 다이어리를 자기 방식으로 활용할 줄 알아야 한다.  다이어리는 단순하게 스케줄을 메우는 공간이 아니라 시간을 만들어내는 도구이다.

2. 다이어리 활용법
– 포스트잇을 활용한 다이어리 사용법
1) 수첩의 달인으로 가는길
수첩의 달인이란 시간을 만들어낼 수 있고 입력된 정보를 바로 출력할 수 있는 형태로 정리할 줄 아는 사람이며, 시간과 정보에 따라 많은 인맥을 쥐고 있는 사람이다. A5판 다이어리의  장점은 펴서 복사해서 데스크매트 밑에 넣어두면 캘린더 대신 사용할 수 있다.
수첩의 달인의 수첩에는 3요소가 모두 포함되어 있다.  시간-인맥-정보

2) 포스트잇을 붙이는데도 요령이 있다.
해야 할 일이 생각나면 바로 주머니에서 포스트잇을 꺼내 메모해야 한다. 그리고 잠시 포스트잇 뒤쪽에 붙여 보관해두었다가 나중에 A5판 다이어리에 옮겨 붙여 확실하게 마무리를 지으라. 포스트잇을 붙이는데도 요령이 있다. 위에서부터 중요도 순으로 포스트잇을 부착하여  상단에 있는 메모부터 처리를 해나가면 중요도 관리가 자동으로 이루어지게 된다.  자투리 시간이라고 해도 그냥 흘려 보내지 않기 위해 해야 할 일을 미리 미리 포스트잇에 적어두는 것이 중요하다.

3) 일에는 우선순위가 있다.
갑자기 떠오른 잡념 또한 아이디어이므로 바로 포스트잇에 적어서 몇 주 뒤의 페이지에 부착해두면 시간여유가 있을 때 처리가 가능하게 된다. 잡념이라 하여 그냥 지나치면 정작 필요할 때는 기억이 나지 않을 수가 있다.
새로운 주의 시작은 일요일 밤 10시부터이다. 이번 주 일정가운데 빼먹은 것이 없는가를 체크하고 다음주의 일정의 우선순위를 확인하는 작업을 하는 시간인 것이다.

4) 대형프로젝트를 효율적으로 처리하는 방법
포스트잇 한 장에 1건씩, 모든 할 일을 포스트잇에 적어서 전부 붙여놓고 본다. “~하는 김에” 멀티태스킹을 생활화, 시스템화 하면 도움이 된다.

5) 업무의 누락을 방지하는 체크시스템
작은 일이라도 포스트잇에 적거나, 다이어리의 스케쥴 란에 직접 적거나 해서 다이어리 하나로 일원화 해두는 것이 중요하다.   기억에 의존하지 않고 다이어리에 맡겨두라. 때문에 하루에 수도 없이 다이어리를 펼쳐보게 된다.   일정을 잡을 때는 사고 같은 것 까지 예상한 충분한 여유와 대비책을 고려해야 한다.

6) 잘잘못을 파악할 수 있는 색깔 구분법
처리해야 할 일정은 다이어리에 연필로 쓰고, 일정이 끝나면 여유시간에 지우개로 지우고 볼펜으로 다시 적어 넣는다. 다시 쓰는 것이 번거로워 보이지만 스케쥴을 얼마나 처리했는지 스스로 확인하는 의미도 있고, 기록으로 남기기 위한 의미도 있다. 잘했던 점은 빨간색, 잘 되지 않았던 점은 파란색 볼펜으로 적어두면 나중에 봐도 기억이 또렷하게 되살아난다.  얼핏 볼 때도 빨간색이 많은지 파란색이 많은지에 따라 시가적으로 반성해야 할 일을 단번에 파악할 수 있다.

3. 정보관리
– 다이어리를 데이터뱅크로 만드는 방법
1) 다이어리를 데이터뱅크로 만든다
정보란 모으지 않아도 곤란하고, 또 모았어도 정리해야 하며, 게다가 필요할 때 바로 쓸 수 없으면 무용지물인것이다.  결론은 늘 갖고 다니는 다이어리에 필요한 모든 정보를 집약하는 것이다.  정보란 언제든 바로 옆에 두고 있지 않으면 의미가 없다.

2) 정보를 수집하는 데에도 요령이 있다.
정보수집의 직접적인 툴은 포스트잇이고, 그것을 모아 정리하는 그릇의 역할은 다이어리가 담당한다.  자기 자신의 눈이나 귀로 직접 모은 정보가 가장 정확하고 살아있는 정보이다.

3) 손안의 정보로 정리, 가공하라
다이어리를 사용하는 것은 그 자체가 목적이 아니다.  업무를 잘 하기 위한 방법인 것이다. 자기 업무에 사용할 수 있도록 정리되어 있지 않다면 진정한 의미의 정보라고 할 수  없다.  업무에 필요한 데이터라는 것은 기껏해야 자기 손안에 들어오는 정도, 다이어리에 담을 수 있는 정도이다.

4) 시간,청각,후각을 동원한 살아있는 정보
오감을 동원하여 수집한 정보가 살아있는 정보이다. 인터넷 검색을 통해 입수한 정보는 죽은 정보이다.

5) 살아있는 정보를 모을 수 있는 안테나
훈련이란 눈에 보이는 것을 어떻게 포스트잇에 메모하여, 다이어리 안에서 정리하고 크로스오버시켜 자기 나름의 가설을 만들어나가느냐 하는 과정의 반복이다. 광고 하나를 보는 것만으로도 시대의 트랜드를 읽어 낼 수 있어야 하며, 거리를 걸으면서 다이어리와 포스트잇으로 정보를 수집하라.

4. 인맥관리
-인맥을 만들고 다시는 다이어리 사용법
1) 신뢰를 받을 수 있는 첫걸음
바쁜 사람일수록 잊지 않고 약속을 잘 지킨다. 바쁜 사람들은 시간을 어떻게 써야 하는지 바쁜 만큼 잘 알고 있다. 사람들과 이야기를 하다 보면 언제 만나자고 약속을 할 때가 있다.  그럴 때 바로 다이어리를 꺼내 약속을 확실하게 메모하는 사람이 있고, 그렇지 않은 사람이 있다.  적지 않는 경우, 상대방은 약속을 제대로 지킬 수 있는 사람인지 불안해지며, 내 약속은 별로 중요하게 여기지 않는 게 아닐까 하는 의문을 품게 만든다. ‘이 사람은 약속을 지키는 것이 생활화되어 있다’라고 하는 평가는 다이어리를 꼼꼼하게 적어야만 받을 수 있다.  다이어리는 스케쥴 관리에도 크게 도움이 되지만 무엇보다 신뢰받을 수 있는 밑거름이 된다.

2) 꼼꼼함이 인맥을 키운다
연하장을 적는 것은 인맥이 넓어지는 상황을 한눈에 알 수 있는 척도이다.  단순히 연중행사가 아니라 인맥을 다지는 비즈니스의 기본이 될 수 있다. 인맥 만들기의 첫걸음은 한 장의 엽서를 쓰는 것으로부터 시작된다.  인맥을 유지하는 일은 분명히 시간도 필요하고 또 금전적인 비용도 들지만  완전 신규 고객을 획득하는 비용에 비해 1/5에 불과하다. 인맥 만들기는 시간 만들기이다. 다이어리를 들여다보면서 시간을 만들어내는 작업이 필요하다.

3) 세일즈는 인맥관리에서 시작한다
명함을 교환하거나 인사를 하게 되면 명함뒷면, 혹은 포스트잇에 재빨리 메모를 하여 명함뒷면에 붙여두어라. 처음만난 사람과 대화를 나누다보면 큰 힌트가 되는 말을 듣게 되는 경우가 있다. 이때 다이어리를 꺼내는 것보다는 포스트잇에 바로 메모하여 나중에 다이어리에 옮겨붙여 보관하는 것을 권한다.   시간과 장소에 구애받지 않고 메모를 하도록 하라. 항상 메모할 준비가 되어 있는가?

4) 전화 한 통화로 인맥 만들기
처음 만난 사람과 어떻게 관계를 발전시켜나갈 것인가?  가능하면 빠른 시간 내에 다시 한번 만날 기회를 만드는 것이 좋다. (점심식사 등) 그렇게 하려면 우선 전화를 걸어야 할 것이다. 뜸한 사람은 리스트하여 포스트잇에 적어 다이어리에 붙여두어다가 시간이 났을 때 전화를 하는 것을 권한다.  자투리 시간을 활용한 메일 한 통, 전화 한 통화가 뜸했던 인맥을 해결해준다.

5) 점심식사는 외부사람들과 한다
점심식사 시간을 적극적으로 활용하라. 시간과 비용을 줄이면서도 비즈니스 연결 면에서도 효과적이다.  물론 며칠 전에 미리 약속을 하는 것은 기본이다.

6) 상호간의 이익을 증대시키는 비즈니스 철학
한번 형성된 인간관계를 깊게 하기 위해서는 상대방이 득을 보게 하는 것이 최고이다.  인맥의 중계자가 되어 두 사람의 비즈니스를 맺어주어 함께 득을 보게 하는 것이 좋다.

5. 시간관리
-시간을 만들어내는 다이어리 사용법
1) 하루를 48시간처럼 활용하자
다이어리에 있는 스케쥴란의 진짜 역할은 회의 같은 일정을 적어 넣어 그 약속을 잊지 않도록 한다는 의미가 아니라 그러한 스케쥴 사이에서 공백인 시간을 찾아내는데 있다. 경영을 잘 하는 사람은 시간관리 또한 일류이다. 업무는 업무대로 취미는 취미대로 리듬을 살리면서 시간을 제대로 확보하라.  이동을 하는 중에 “~하면서” 다른 행동을 하면 귀중한 시간이 절약된다.  다이어리를 시간을 만드는 도구로 여기고 언제 어디서나 펼쳐보며 스케쥴을 조정할 수 있도록 한다는 것이 중요하다.

2) 비즈니스맨은 시간을 거래한다
자기인생은 스스로 개척한다고 하는 적극적 이유의 전직이나 독립은 앞으로 늘어날 것이다. 이런 경우 시간관리는 더욱 중요하다. 꿈을 이루는 방법 가운데 하나는 그것을 다이어리에 적어 넣는 것이다.

3) 발상의 전환이 필요한 시간관리
시간관리 능력이 있는 사람은 회사에서 일을 하건 집에서 일을 하건 반드시 생산성을 향상시킬 수 있다. 자본이 없는 자에게는 시간이 무기이고 자원이다.

4) 나의 시간관리법에는 시각표가 있다
1시간을 4등분하여 관리한다.
‘하는 김에’ 멀티태스킹의 시스템화
’수첩의 달인’이란 수첩을 단순하게 바쁜 스케쥴로 메워버리는 것이 아니라 스케쥴의 틈새를 이용해 얼마나 시간을 만들어 내느냐가 포인트이다.

5) 나는 이렇게 해서 그토록 바라던 책을 썼다
시간을 만들기 위해서는 무엇을 하면서 동시에 또 다른 행동을 하자. 여러 가지 일을 동시진행으로 처리할 수 있는 것을 훈련해야 한다.

6) 시간설계에도 구조조정이 필요하다
하루를 두 세 조각으로 나눈다.   질리면 바로 완전히 다른 종류의 작업을 미리 준비해두었다가 그 일을 한다. 10시간이란 1시간이 10개, 15분이 40개 모인 것이라는 식으로 세분화하여 파악하는 것이 훨씬 더 큰일을 할 수 있게 한다.  누구나 평등하게 가지고 있는 것이 시간이다. 시간이 돈이요, 자본이요, 성공의 열쇠이다.

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