[독서록] 보고서, 논리적 사고와 비주얼로 승부하라

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책명: 보고서, 논리적 사고와 비주얼로 승부하라
지은이: 강금만
출판사: (주)새로운 제안, 2010

이 책은  비즈니스 보고서를  잘 쓸 수 있는 방법에 대해 실제적인 도움을 얻을 수 있는 책입니다.  저자는 보고서 작성의 기본에서 시작하여,  내용과 형식에까지 실제적이고 디테일한 부분까지 보고서 작성의 비법에 대해서 이야기해 줍니다. 직장 내에서 기획보고서를 쓰거나 혹은 컨설턴트로서 주어진 과제에 대한 결과보고서를 쓰셔야 하는 분들에게 적극 추천해드리고 싶은 책입니다.   이 책을 읽고 하나씩 실천을 해보시면 보고서 작성능력이 크게 향상될 것 같다는 생각이 듭니다.  ^^   출판사 홈페이지에 방문하시면 책에서 소개한 보고서 템플릿들을 다운받을 수 있어서  활용에 큰 도움을 받을 수 있으실 거라고 생각합니다.

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Chapter1. 기본편: 큰 흐름이 있다 – 기본은 알고 가자

01. 보고서 작성능력, 왜 중요한가

  내가 작성한 보고서는 내 얼굴이다.   나의 사고결과, 업무처리능력, 표현력, 핵심 도출력 등이 보고서를 통해 나타난다. 가급적이면 보기 편하게, 간결하게 작성하되, 지시한 것과 가이드범위 이상으로 보고서를 작성하겠다고 도전적인 목표설정을 하는 것이 훌륭한 보고서 작성의 첫 단추가 된다
■ 보고서의 3요소 (아래의 세가지가 포함되어 있어야 보고서이다)
①주장: 작성자의 의견이 있어야 한다
②논리: 논리적 사고가 있어야한다
③형식:의견이나 주장이 표현되어야 한다

02. 준비작업이 보고서 작성의 절반을 차지한다
■ 보고서 작성 전에 점검해야 할 것 4가지
①고객이 누구인가? (보고서 검토자와 보고대상자를 동시에 고려해야 한다)
②고객의 니즈(Needs)가 무엇인가?
③고객의 성향이 어떠한가?
④보고서 유형이 어떤 것이야 하는가?

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03. 5W1H가 없으면 보고서가 아니다
5W1H ( What, Why, How, Who, When, Where)는 모든 의사소통의 기본이다.  보고서는 취해야 하는 액션을 명확하게 나타내는 What, 논리적이며 조리 있는 지를 나타내는 Why, 구체적인 방법이 제시되어 있는지의 How가 중심이 된다. What, Why,How가 결여된 보고서는 보고서 자체의 목적을 달성할 수 없다. 특히 So What? 과 Why So?에 집착해야 한다. 보고서 작성의 목적은 보고대상자에게 어떤 액션을 취하도록 종용하는 것이므로 So What? (그래서 어떻게 해야 하지?)는 매우 중요하다. Why So? (왜 그렇지?)라는 느낌이 들면 고객설득에 실패한 것이 되므로 5 Why를 통해 문제의 원인을 파악해야 한다. 주어진 문제에 대해서 계속해서 Why를 묻되 최소 5번 이상 반복하여 문제의 뿌리를 찾아야 하는 것이다

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직급,직책에 따라 비중이 달라질 수있다.  팀장급은 How에 , 임원급은 What, Why에 비중을 두어야한다. 프로젝트 성격에 따라 비중이 달라질수있다. 전략방향수립이 목적이면 What, 문제 원인파악이 주된 목적이라면 Why, 주어진 전략방향에서의 실행방안마련이 주된 목적이라면 How에 치중해야 한다.

04. 예상 질문에 대비하라
대답이 충분히 구체적인가? 자료를 통해 입증할 수 있는가? 대답이 고객의 지식을 확장시키는데 도움이 되는가?  대답이 의사결정을 내리는데 필요한 정보를 제공하고 있는가? 등을 염두에 두고 예상질문에 대비해야 한다. 본 보고서 외에 세부자료를 부록의 형태로 만들어 두는 것은 향후에 도움이 된다.

05. 최종점검은 전체적인 관점인 제로베이스에서
(그림5-1) 최종점검체크리스트
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①스토리라인 중심의 내용전개를 검토하라
내용의 흐름, 목차의 적정성을 확인하기 위해서는 보고서 각 장표의 메시지만 쭉 읽어보는 것이다. 자연스럽다면 스토리라인상에서 큰 문제가 없다고 이해하면 된다.  어색한 부분이 있다면 ECRSAC방법을 활용하여 수정할 필요가 있다.  Eliminate(제거)-Coordinate(조정)-Replace(교체)-Substitude(대체)-Add(추가)-Combine(통합)
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②겉모습이 깔끔하게 처리되었는지 검토하라
– 문장이 전체적으로 읽기쉽게 구성되어 있는지 점검하라.
– 오탈자를 바로잡으라.
– 장표의 도표와 문자 구성이 효과적인지 점검하라 (도표의 크기등..)
– 출처: 자료원의 출처를 밝힘으로 자료의 신뢰성을 높인다
– 차트: 주장이나 데이터를 표현할 가장 좋은 형태의 차트를 사용했는지 점검
③Look&Feel의 통일감을 유지하라
– 여백의 미를 가져야 한다 (쪼개고, 없애고, 합치고, 문장을 짧게하고, 그림을 활용)
– 색감(일관성있는 색 사용필요,  5가지 이하로 사용)
– 프린트되었을 경우, 구분이 안되는 컬러를 선택하지 않았는지 점검
④ 입장을 바꿔 생각해보라
⑤ 동료, 선배에게 검토를 요청하라
⑥ 리허설로 완벽을 기하라

Chapter2. 내용편: 알맹이가 중요하다  논리에 치중하자

06. 스토리라인은 보고서의 대들보이다.

보고서 각 장표의 핵심 메시지만 발췌해서 모았을 때 각 메시지들이 순조롭게 연결되어야 제대로 구성된 보고서라고 할 수 있다.
■ 스토리 라인을 구상할 때는 유의할 것 3가지
①결론을 먼저 내세우는 두괄식을 쓸 것
②이야기꾼이 될 것
③이야기 전개에 꼭 필요한 것만 양념으로 사용할 것
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   비즈니스 보고서는 임팩트와 효과성을 생각해야 하기 때문에 결론을 맨 처음에 던지는 두괄식을 사용한 것이 효과적이다.  스토리라인의 양념(구성요소)의 선택에도 신중을 기해야 한다. 양념 3종 세트를 소개한다.
■ 스토리라인의 양념 3종 세트
①핵심메시지    ②핵심메시지에 대한 제안   ③근거자료
위 세가지 양념을 상황에 따라 적절한 양으로 배분하라.  이런 양념을 제대로 구성할 수 있는 방법은 프레임워크를 사용하는 것이다.  보고서 전반에 걸쳐 프레임워크를 세우면 많은 도움이 된다. 이런 스토리라인외에 제안서가 갖춰야 할 것은 가치제안(Value proposition)이다.
■ 가치제안의 핵심요소
①효익(Benefit)와 비용(Cost)    ②구체적인 실행계획/방법론
③효익/비용/계획/방법론이 효과적인 이유 ④경쟁사대비 차별화 포인트

07. 가설수립, 아무리 강조해도 지나치지 않다
프로젝트의 진행은 가설설정-데이터수집및 분석-가설검증의 단계를 밟는다. 가설지향적인 태도를 견지하면 보고서의 전체 흐름을 놓치는 법이 없으며, 자료수집시간을 대폭 줄여 준다. 가설적 접근방법을 사용하는 이유는 효율성때문이다. 가장 중요한 내용, 보고서의 흐름상 의미있는 것들, 추후 경영진에게 보고할 주요 메시지를 사전에 추출하고 이를 증명할 자료들을 확보해서 검증과정을 거치면 보다 효율적이며 중요한 사항을 다룰 수 있다.  가설검증에 필요한 자료만 대상으로 수집하게되기때문이다.
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08. 자료수집은 스마트하게
■자료수집단계: 정의-설계-작업

① 정의: 자료수집의 목적과 조건을 정의
② 설계:자료수집을 어떻게 실행할 것인지 사전에 계획
③ 작업:데이터를 실제로 수집하고 분석,가공하는 것
■ Fact Base를 유지하여 데이터를 수집하려면
3현주의를 유지하라 (현장,현물,현실에 기초한 자료)
정보의 정량화 (구체적인 숫자로 나타나는 데이터)
③가치관 배제 (상식, 고정관념,편견 배제/ 개인의 과거경험에 근거한 막연한 추론 배제)
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자료 수집 시에도 파레토의 법칙이 존재한다.  수집된 자료의 20%가 보고서의 80%를 차지하게 된다.  자료의 양, 노력의 양, 투입자원의 양에 비례해서 결과가 좋아지는 것이 아니므로 조사대상 선정및 범위설정은 매우 중요하다.  같은 자료를 가지고도 활용능력에 따라 다른 결과물이 나올수있다.  말랑말랑한 사고, 적극적인 자세, 축적된 경험, 통찰력을 통원하여 다양한 시각과 관점, 다양한 분석을 통해 부족한 자료에서도 유효한 결과를 얻을 수 있도록 훈련하라.
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09. 분석은 MECE하게, LISS중심으로
  MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive-중복됨이 없이, 하지만 빠짐없이)는 분석의 기본이다. MECE못지않게 중요한 LISS(Lineary Independent Spanning Set-상호독립적인 중요한 것들의 집합)가 있다.  분석과정에서 먼저 MECE적으로 중복됨이 없이 빠짐없이 체크한 다음 그 중에서 중요한 것을 중심으로 집중적으로 한 단계 더 파고 드는 것이 LISS이다.
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10.분석은 쪼개고, 덧붙이고,배열하여 실시
쪼개기: 혼재된 요소에서 세부적인 실태를 파악, 해석하기 위해 하위요소로 나누어 분석하는 방법
덧붙이기:새로운 관점, 기준,축을 추가해 분석하는 방법
배열하기:적절한 순서에 따라 열거해봄으로서 보다 의미있는 시사점을 추출하는 방법
■ 분석과정에서의 유의사항
①분석의 폭과 깊이에 대한 감각을 유지하라
②철저히 가설에 기초하여 분석하라
③초반의 로직/이슈트리를 가급적 벗어나지 말라

11.과감히 버려라. 대폭 줄여라
과감하게 버릴 수 있어야 한다. 새로 만들어야 한다는 두려움,귀챦음을 극복해야 한다. 하지만 핵심주장은 버려서는 안 된다. 비즈니스 보고서는 새로운 내용을 추가해서 화룡 점정하는 것이 아니라 기존의 내용을 버림으로써 완결이 된다.  보고서의 작성목적은 고객에게 어떤 액션을 취하도록 설득하는 것이다. 이것만 달성하면 된다. 핵심적인 사항이 아닌 것을 삽입함으로써 방향이 흔들리거나 초점을 잃어버리는 우는 피해야 한다.

12. 뉴스 찾아 삼만리
보고서에 메시지와 뉴스를 담아야 한다.  근사하게, 멋있게, 화려하게 논리적으로 분석 정리했다고 하더라도 고객이 이미 알고 있는 내용, Nothing New라면 그야말로 재앙이다. 그것도 큰 관심을 불러일으킬 정도의 빅뉴스여야 한다.
뉴스를 발굴해내는 방법: (1)선택적 사실의 나열 (2) 사실자체의 원인과 결과 분석 (3)사실을 뉴스에 맞게 창출, 즉 뉴스가 될만한 메시지를 가설적으로 만들고 이를 뒷받침할만한 사실을 찾거나 만드는 것이다.

Chapter3. 형식편: 이왕이면 다홍치마 -멋지게 보이자
13. 메시지 작성은 간결, 명료하게
①간결해야 이해가 쉽다
②명확해야 오해의 소지가 없다
③주술동화가 이루어져야 자연스럽게 읽힌다
④쉬운말로 이해하기 쉽게 써야 문장이 산다

■ 보고서 작성시 유념해야 할 등대 – 커뮤니케이션의 5가지 열쇠
①한가지 강력한 메시지를 전달하라
②상대방의 마음속에 각인되도록 기억하기 쉬운 방법으로 메시지를 전달하라
③듣고 있는 상대방이 공감할 수 있는 언어를 사용하라
④내가 의도하는 내용이 아니라 상대방이 받아들이는 의미에 주목하라
⑤상대방을 설득하려 하지 말고 그냥 이쪽으로 초대하라

14. 1 Slide, 1Messeage!
①즉독성
:보는 즉시 알 수 있도록 하라
②간결성:말하고 싶은 것을 간략하게 전달하라
③소구성:주된 메시지와 일치된 내용을 갖추어라
④고객의 눈으로 읽어라
  한 슬라이드 내에서 한가지 사실만을 간단하게 주장, 설명하면 핵심이 쉽게 드러나기때문에 보기에도 편하고 장표의 목적도 이룰 수 있다.

15. 화백이 되어라
■ 차트를 사용할 때의 이점
①차트는 즉독성이 강하다.
②구조화되어 있어서 이해가 쉽다.
③기억이 오래간다.

다양한 강조법을 사용하되 군더더기 표현은 다이어트 시키는 것이 좋다. 그림만 멋지게 그리지 말고 전달하고자 하는 주장이 한눈에 보기 쉽게 보이는 장표를 만들어야 한다.

16. 디테일이 경쟁력이다.
■메시지 작성시 주의사항
①명사형보다는 동사형을 사용하라    예)분산을 초래함 –>분산시킴  차트활용의 –>차트를 활용하면
②중첩명사의 경우는 각 명사를 띄어써라  예) 폐지 수거 처리 현황
③팀명등 고유명사의 경우는 붙여써라  예)경영관리팀
④영문이 포함된 팀명은 띄어써라  예)CRM 지원팀
⑤일반화된 중첩명사는 붙여써라   예)부가가치세
⑥편견을 배제한 말을 사용하라  예)장님–>시각장애인
⑦명사로 끝나는 문장에는 마침표를 붙이지 말라
⑧동사로 끝나는 문장에는 마침표를 붙여라
⑨보고서를 구두로 설명할 경우에는 표준발음에 어긋나야할때도 있다  네가 살아 –> 니가 살아
⑩떨어져서 이중,삼중으로 수식하는 경우는 피하라
⑪( 아래와 같은, 다음과 같다 )라는 표현은 삼가라
⑫도표눈금의 숫자는 정수를 사용, 소수점사용시 전체의 자리수 통일
⑬’과'(and) 사용에 유의하라
⑭혼동을 줄수있는 단어 사용에 유의하라

17. 컴팩트하면서도 여유있는 보고서 장표는 아름답다
여백의 미를 살려라,  범례를 적극 활용하라.
■보고서 장표를 가득 채워야 할 때는?
①모든 내용을 다 담았다는 것을 예시로 보여줄 필요가 있을 때
②업무진척도나 종합요약등과 같이 한 장안에서 전체적인 내용을 보여주는 것이 필요할 때
③한 장안에서 동시에 보여주는 것이 효과적일 때
④여러 구성내용 중 대표적인 것만 보여주면서 나머지 사항은 이미지만 보여주고 싶을 때 (계단식 배열: 두번 째 장부턴 있다는 것만 보여줌)
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18.좌우균형유지로 안정감을 극대화
-좌측에 기준 설정후 우측에 내용 설명
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-동시에 강조하고 싶은 것도 좌우 균형유지로…
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19.착시효과를 활용하라
보고서를 작성하는 과정에서 전달하고자 하는 메시지와 이에 기초한 보충자료들이 한장의 슬라이드로 구성하기에는 부족할 경우, 착시효과를 이용하라
-박스처리의  착시효과
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-도형을 활용한 구조화의 착시효과
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-깃발 활용하기의 착시효과
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-그림,사진,일러스트 활용의 착시효과
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20.수정될 것을 염두에 두어라
보고서 작성시에 수정해도 보고서 기존 도형,모양 등이 영향 받지 않도록 고려하여 작성해야 한다.
파워포인트의 경우 꼭 마스터 기능을 활용해야 한다.
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