독서록. 야근제로 업무기술

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책명:야근제로 업무기술
저자:요시코시 고이치로
출판사: 프런티어, 2010

요시코시 고이치로씨는 경영위기에 몰렸던 회사의 사장으로 부임하여 일본 2위의 패션업체로 재도약시킨 경험을 가지고 있는 사람입니다.  특이한 것은 야근을 늘리거나 직원을 늘려서가 아니라 최소한의 직원들이 단시간에 효율적으로 일하는 야근제로 시스템에 의해서 그런 성과를 거두었다는 것입니다.   이 책은 그의 경험을 공유하기 위해서 쓰였다고 합니다.  이책은 무조건 야근을 하지 말라는 내용의 책은 아닙니다.   야근을 하지 않아도 기존과 동일하거나 그 이상으로 실적으로 올릴 수 있게 직원의 의식을 바꾸고 기업시스템을 개혁해야 한다는 의미의 책입니다.  업무시간에 좀더 집중하여 성과를 내고  제시간에 퇴근하여 자신의 인생을 위해 시간을 투자하라고 저자는 말합니다.    자신의 일에서  보람과 자아실현을  실현하려는 사람들에게 일이 아닌 생활에서 보람과 자아실현을 찾아보라고 말해줍니다.

서장. 탁월함을 낳는 실천의 기술

1. 문제 해결을 더디게 만드는 주범을 밝혀라
  야근의 가장 큰 폐해는 문제를 가시화해서 개선할 수 있는 절호의 기회를 앗아간다는 것이다.  야근은 경영에  악영향을 끼치는 악의 근원이다.   야근은 회사와 그 구성원이 안고 있는 문제를 은폐하는 장치역할을 한다.  정해진 근무 시간 내에 일을 끝내지 못했다면 분명 그 원인이 있다. 업무의 절대량이 지나치게 많거나 작업방식이 비효율적이거나 직원의 사기가 저하되었다는 이야기이며 생산성을 높이기 위해서는 반드시 문제의 원인을 찾아내어 해결해야 한다.

2. 야근 대신 역량 강화로 목표에 다가가라
  야근을 하지 않아도 기존과 동일하거나 그 이상으로 실적으로 올릴 수 있게 직원의 의식을 바꾸고 기업시스템을 개혁해야 한다.

3. 마감시한으로 스피드와 집중도를 높인다
  야근이 체질화된 기업을 살펴보면 마감시한을 분명히 정하지 않는 경우가 많다.  모든 업무에는 반드시 마감시한을 정하고 이를 공식적으로 발표해 지킬 수 밖에 없는 상황을 만든다. 그런 다음 야근을 금지시켜야 한다. 마감시한으로 업무처리 속도와 업무집중도를 높이면 분명 야근없이도 목표량을 무난히 달성할 수 있다.

4. 타성을 비트는 것은 바로 경영자의 신념이다
어떤 일이 있어도 야근을 없앤다는 신념을 가져야 한다. 퇴근시간이 지나면 사무실 전등 스위치를 끄고 이를 위반한 직원이나 부서에는 벌금을 매긴다. 야근이 적발될때마다 반성회를 열고 왜 근무시간내에 일을 마무리짓지 못했는지 누가 들어도 이해할 만한 대답이 나올 때까지 몰아 붙인다.  정해진 근무시간에 집중해서 일한다고 과로사로 이어지는 경우는 없다.

1장. 문제를 바로 바로 해결하는 결단의 기술

1. ‘문제가 없다’는 회사가 진짜 문제다
  문제를 찾아서 문제를 만들어 내라. 문제가 없어지면 조직은 죽는다 -도코 도시오의 [경영의 행동지침]중에서
문제를 발견함과 동시에 전력투구해서 해결하지 않으면 하루가 다르게 문제가 커진다는 사실을 잊지 말아야 한다.  문제는 단독으로 존재하는 보여도 여러개의 작은 문제가 뒤섞인 문제들의 집합인 경우가 많다.  문제의 뿌리를 찾아내서 하나씩 해결해나가야 한다. 문제 해결을 뒤로 미루다 보면 가슴에 매달린 돌은 점점 크고 무겁게 느껴진다.

2. 긴급대책, 재발방지, 수평전개 3원칙으로 해결하라
문제의 해결에는 3단계가 있다.
(1)긴급대책: 문제가 발생한 경우 필요한 것은 책임자를 추궁하는 것이 아니라 불을 끄는 것이다.
(2)재발방지: 문제의 원인을 찾아서 개선하는 것이다.
(3)수평전개: 문제의 원인과 해결방법을 다른 케이스에도 적용하여 사전에 문제를 예방하는 것이다.

3. 묘안 찾기에 급급하지 말고 문제를 잘게 쪼개라
  문제에 직면했을 때 어떻게 대처해야 할까?  방법은 딱 하나 큰 문제를 잘게 쪼개는 것이다. 앞이 보이지 않는 문제와 맞딱뜨렸다면 먼저 복잡하게 얽혀있는 실타래부터 풀어라. 그러면서 문제를 점차 세분해나간다. 긴급대책이 필요한 문제부터 하나씩 해결해 나가며 그 뒤로 재발방지, 수평전개 순으로 처리한다.  한편, 바로 해결할 수 없는 뿌리 깊은 문제는 일단 보류해두는 것도 필요하다. 문제를 제대로 쪼개고 있는지는 그다지 신경쓰지 않아도 된다.  나누는 방법을 걱정하기 보다 세분하면서 바로 행동을 개시하는 쪽이 성공으로 가는 지름길이다.

4. 문제 해결을 앞당기는 결정타는 마감 발상이다
  마감의 효과는 당신이 상상한 것보다 훨씬 강력하다. 문제를 분해하는 즉시 빡빡한 마감시한을 정해서 당장 죽기살기로 매달려야 한다. 바로 이것이 마감발상이다.

5. 우선순위를 정할 시간에 하나라도 더 해결하라
  직장인의 업무능력은 능력X시간X효율이 결정한다.  능력과 시간을 비약적으로 향상시키기는 힘들지만 시간에 제한을 둠으로써 효율을 극대화 할 수 있다. 우선순위를 고민하기보다 업무처리 속도를 높여서 1시간 일을 30분에 끝내야 한다. (다음은 제 의견입니다. 이 부분은 논란의 여지가 있는 것 같습니다. 요는 우선순위를 정하려고 하는 것도 사실은 여유가 있다는 표시라고 보는 것 같습니다.  이를 보완하기 위해선 사전에 계획단계에서 의미있는  업무목표를 수립하고, 가치 없는 업무는 리스트에 아예 넣지 않는 노력이 필요하다고 하겠습니다)

6. 마감시한을 정할 때는 회사차원에서 바라보라
  마감시간을 정하는 일은 ‘이정도 분량이면 언제까지 달성할 수 있겠다’라는 업무자 차원이 아니라  ‘이 업무를 언제까지 달성해야 한다’는 회사 차원에서 마감시간을 정해야 한다. 특히 경영자나 관리자는 이 진실을 한시라도 잊어서는 안된다. 아무리 목표달성이 어렵더라도 일단 마감시한을 정한 시점부터는 포기하지 않고 끝까지 최선을 다해야 한다. 끊임없이 움직이면 반드시 앞으로 나아갈 수 있다.

2장. 일의 스피드를 높이는 회의의 기술   

1. 야근 대신 회의를 선택하다
  회의는 문제를 겉으로 드러내서 해결책을 찾아서 해결하는데 목적이 있다.  회의는 정보의 공유라는 중요한 역할을 하며, 결론에 이르기까지 과정을 같은 장소에서 공유함으로써 자신도 그 결정에 참여했다는 공감대가 형성된다. 회의는 왜 이 업무를 오늘까지 마무리 지어야 하는 가라는 경우를 처음부터 이해하고 그 결정에 나도 동참했다는 공감대를 형성하기 위해서 존재한다. 이런 회의를 통한다면 곧바로 행동을 개시할 수 있다.

2. 모든 안건은 2분안에 결론을 내라
  결론은 안건 담당자가 완벽하게 준비한다. 이 결론이 바람직한가를 판단하는 시간이 바로 ‘회의시간’이다. 그렇다면 회의는 2분 안에 결론을 내는 것이 가능하다.  담당자가 준비한 시안이 완벽하지 않을 때는 담당자에게 안건을 되돌려 보낸다. 역시 이 결정도 2분 안에 끝낼 수 있다.

3. 회의는 업무력을 향상시키는 결전장이다
  회의는 마감시한을 결정하는 장으로 쓰여야 한다. 결론에 도달한 과제는 신속하게 행동으로 옮겨져야 하는데 이를 위해 어김없이 마감시한을 부과해야 한다.

4. 조직의 의욕을 살리는 회의의 기술
    문제의 뿌리는 서로 복잡하게 얽혀있다. 방치해두면 영영 손을 쓸 수 없을 테지만 뿌리 깊은 근본문제와의 연결고리를 끊으면 겉으로 드러난 문제는 쉽게 해결할 수 있다. 꾸준한 회의를 통해 문제의 근원을 찾아야 한다. 실체를 찾으면 시간과 정성을 다해서 뿌리깊은 문제와 사투를 벌여야 한다.  뿌리만 잘라버리면 겉으로 드러난 문제는 저절로 해결되기 마련이다.  그러니 힘들어도 절대 도중에 포기하지 말라.

3장. 타성을 깨는 추진의 기술


1. 모방으로 시작한 혁신: 오리지널에 목숨을 걸지 말라
  철저하게 모방하라. 내 조직에 도움이 된다면 무엇이든 적극적으로 도입하라. 도코 도시오의 경영지침을 소개한다. 가슴에 꽂히는 말이나 따라 하고 싶은 훌륭한 사례를 발견하면 바로 바로 받아들인다. 오리저널에 목숨을 걸 이유, 그 어디에도 없다.

* 도코 도시오의 경영지침

사무실에 일하는 8시간 동안 죽어라 일하는 것은 당연한 일이다. 그러나 퇴근시간 이후를 어떻게 보내는가에 ‘당연한 것’이란 존재하지 않는다.

– 성공가능성이 60%만 넘으면 속전속결하라. 결정은 타이밍이 가장 중요하다. 때를 놓치면 돌이킬 수 없는 실패를 초래한다.

사람은 신속 정확한 업무에 단련될 때 발전가능성이 크다. 일은 작은 실수도 엄하게 다스리는 중과주의로 진행하라

– 사람은 늘 자신의 부족함을 느껴야 한다. 그래야 인재가 자란다

여유가 없어서 생각하지 못한다는 것은 큰 착각이다. 바쁘면 바쁠 수록 생각하라.

2. 트라이엄프 재팬의 경우, 비명속에 전원을 끈다

1단계로 금요일에만 야근금지데이를 도입했다. 직원들의 불만이 많았지만 퇴근시간이 되면 저자였던 사장이 직접 사무실을 돌면서 스위치를 내렸다.  야근까지 하게된 책임추궁을 넘어서 벌금 등 강도높은 대책을 잇달아 내놓았다.   규칙을 어기는 부서는 반성의 시간을 의무화했다.  목적은 야근의 원인규명과 재발방지 대책을 스스로 생각하는 장을 마련하는 것이었다.   반성의 시간은 의사록 형식으로 사장에게 제출되었고 승인을 받아야 하게 했다. 물론 한번에 승인되는 일은 없었다….

3. 습관을 문화로 만드는 것은 연대책임이다
  야근은 비효율의 근원이라는 위기감을 확실하게 심어주어야 한다. 회사를 위해 야근한다, 야근은 불가피하다 라는생각을 버려야 한다. 이런 사실을 깨우쳐주는 시스템을 만들어라.

4. 지속 가능한 삶을 낳는 마감시간 전략
  업무는 물론이고 회식까지도 늘 마감시간을 염두에 두고 그 시간을 역산해서 스케쥴을 짜는 것이 포인트이다. 뜻 깊은 인생을 위해 꼭 필요한 가족과의 시간, 건강을 위해 필요한 수면시간을 마감발상으로 미리 확보하라.


4장. 이기는 조직을 만드는 변화의 기술

1. 작지만 확실한 습관이 눈에 보이는 성공을 부른다
저자는 한번에 전일제 야근금지를 시행한 것은 아니었고 점진적인 과정을 거쳤다. 처음에는 아침회의부터 시작했다. 회의를 통해 논리적 사고와 신속한 업무수행 능력을 갖추었을 때 야근금지데이를 도입했다.
1987년 아침회의 시작
1991년 ‘야근금지데이’ 시작 (금요일만), 리프레시 휴가 시작
1994년 ‘집중 타임’ 시작
1995년 ‘캐주얼 프라이데이’ 시작
2001년 ‘금연 장려운동’ 시작
2002년 ‘과장 대행제도’ 시작
2003년 전일제 ‘야근금지데이’ 시작

2. 회사에게 옳은 길이면 조령모개도 서슴지 않는다
기준점은 회사를 위해 옳은 일은 무엇인가라는 고민과 그 해답이다. 어떤 결심을 실천에 옮기는 동안 다른 방식을 찾았다면 , 더욱이 후자 쪽이 전자보다 회사에 더 도움이 된다면 후자로 이행하는 일을 절대로 주저해서는 안된다.  리더의 자존심을 우선시하면 판단을 그르칠 수 있다.  이 길이 아니다라고 깨닫는 순간, 발빠르게 진로를 수정하는 것이 군자라고 했다.

3. 자신의 삼각형이 출발점이다
  처음에는 자신이 속한 작은 삼각형에서 출발해 점차 큰 삼각형으로 그 영역을 넓혀나간다. 개별사항을 결정할 때 가장 결정적인 기준으로 삼을 질문은 ‘회사를 위하는 일은 무엇인가’이다. 삼각형의 꼭대기에 있든지 아래에 있든지 상관없이 ‘회사를 위하는 일은 무엇인가’를 끊임없이 고민하고 이 물음에 답해야 한다. 

4. 진정성 있는 팔로워십이 강력한 리더십을 만든다
  먼저 팔로워십을 익힌 다음 리더십을 갈고 닦는다.
(1) 팔로워십: 조직,규칙 안에서 움직이는 과정을 경험해야 한다.
(2) 리더십: 인격을 갈고 닦는다.
(3) 경영자: 자신을 통제한다.

5. 개개인의 업무범위를 최대한 명확하게 구분하라
각자 해야할 업무를 명확히 구분해서 마감시한을 엄격하게 관리한다. 이렇게 하면 누가 병목이 되어 있는지 한눈에 알수 있다. 첫번째 병목을 개선하고 순차적으로 다른 병목을 개선하는 작업을 되풀이하면 반드시 조직 전체의 효율이 향상되게 된다.

6. 직원에게는 개인사무실, 임원에게는 단체 사무실을
  집중타임이란 점심시간 이후 1~3시를 각자 업무에 최대한 몰입하는 시간으로 정한 규칙을 말한다. 집중타임에는 잡담,전화,사무실내의 이동등 다른 직원들의 집중을 방해하는 행위는 일절 금지이다. 이때는 커피를 뽑으러 가서도 안된다. (물론 고객의 전화는 예외이다.) 집중타임시간에는 총무부 담당자가 사내를 순시하여 위반자가 있으면 소속 부서별로 벌금이 부과된다.
리더와 보스의 결정적 차이는 정보 공유에 있다

5장. 순간의 승부를 가르는 역발상 기술
1. 야생의 비즈니스 세계, 암묵자를 훔쳐라
모방발상을 업무신조로 삼아라. 제품을 모방하면 쇠고랑을 차지만 시스템이나 사고법에서 막혔던 시야를 뚫어주는 것이라면 무조건 철저하게 모방하고 망설이지 말라.  실전에서 승부를 가늠하는 것은 본인도 그 실체를 명확하게 알지못하는, 언어로 표현하기 어려운 암묵지를 얼마나 갖추고 있느냐에 달려있다.  암묵지는 아무도 가르쳐 줄 수 없는 것이기 때문에 손에 넣으려면 모방 밖에 달리 방법이 없다. 일잘하는 주위의 사람의 일거수일투족을 관찰하여 이를 모방하여 자신의 것으로 만들어라. 이 방식을 되풀이 하다보면 훌륭하게 암묵지를 쌓아갈 수 있다.

2. 물병이 넘어질 때까지 방치하라 마라
일을 할때 가장 염두에 두어야 할 것은 스피드이다.  실패를 그대로 방치하면 패자로 게임오버 순간을 맞이하게 된다. 처음 시도가 실패했다면 재빠리 궤도를 수정해 최후의 승자로 등극해야 할 것이다. 실패나 실수가 드러나자마자 바로 보고해야 한다.  보고가 지체되거나 은폐되면 올바른 궤도 수정을 하지 못해서 바라는 결과를 얻지 못한다. 작은 실패는 실패가 아니다. 큰 성공을 거머쥐는 하나의 과정에 불과하다. ( 작은 실패를 두려워하고 감추려 하거나 위축된다면 결코 큰 성공에 다가갈 수 없다.)

3. 일은 게임, 돈 벌기 위해서 한다
  일과 인생을 동일시하지 말라.  게임에 지나치게 빠지지 말라.  언제나 한걸음 물러서서 전체를 냉철하게 바라보는 안목을 가져야 한다.  회사 일도 똑 같다. 매몰되는 순간, 아무것도 보이지 않게 된다. 업무는 인생의 일부분이며 필요한 돈을 벌기위해서 일하는 것이다. 그 이상은 절대로 아니다. 업무를 객관적으로 바라보고 회사 입장에서 최고의 결과를 이끌어 내는 사람이 진정한 전문가이다.

종장. 모든 것을 누리는 인생의 기술

1. 여생이냐 진생이냐? 인생 전체의 균형을 잡아라
  워크 라이프 밸런스는 일과 일 이외의 생활이라고 말하는 쪽이 정확한 표현이다. 인생전체의 균형을 생각해야 한다.   야근으로 업무 이외의 생활을 갖지 못하면 은퇴 이후의 생활이 나머지 인생(=여생)에서 그친다.  야근하지 않고 업무 이외의 인생을 준비해두면 은퇴 이후의 생활은 진짜 인생(=진생)으로 충분히 즐길 수 있다.

2. 무의미한 야근대신 찾은 당신의 진짜 인생을 위하여
일이 아닌 생활에서 보람이나 자아 실현을 찾는 것이 현명하다.  일없는 인생을 준비하기 위해선 사전준비가 필요하다. 야근시간을 줄이면서 준비에 만전을 기하자.

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