우키의 블로그

독서록.7가지 보고의 원칙

책명: 7가지 보고의 원칙
저자: 남충희
출판사: 황금사자. 2011

  저자는 이책의 목적을 “직장에서의 성공”이라고 말합니다.  포천 500대 기업의 고위임원 중에서 97.7%가 자신의 성공에 결정적 계기로 작용한 것이 커뮤니케이션 역량을 꼽았다고 합니다.   임원이 사원에게 요구하는 10가지 자질에 대한 조사를 실시한 결과  부동의 1위를 차지한 것이 커뮤니케이션 기술이었다고 합니다.

  보고의 순간은 늘 진실의 순간입니다.  보고는  ①생각하는 힘 (창의력, 분석력,판단력)을 평가하는 순간이며 ②의사전달 능력을 평가 받으며 ③전략적 능력, 리더십, 대외교섭력, 전문지식도 평가 받는 순간이기 때문입니다.  보고는 우리의 업적과 종합적인 역량을 구체적으로 표현하고 전달하는 순간인 것입니다.   

■7가지 보고의 원칙

① 고객지향의 원칙:  우리의 ‘눈’은 늘 고객을 바라보아야 합니다. 
② 구조적 사고의 원칙: ‘머리’를 가지고 구조적으로 생각해야 합니다.
③ 두괄식 표현의 원칙: ‘입’으로 말할 때 결론부더 먼저 말해야 합니다.
④ 미래지향성의 원칙: 앞을 가리키고 있는 ‘손가락’처럼 미래지향적인 내용이 포함되어야 합니다.
⑤ 건의형의 원칙: 제시하는 ‘왼손’처럼 우리의 생각이 제시되어야 합니다.
⑥ 적극성의 원칙: ‘앞발’로 열심히 쫓아가 상사에게 보고하는 적극성이 긴요합니다.
⑦ 조심성의 원칙: ‘뒷발’은 땅에 디디고 몸의 균형을 조심스레 유지해야 합니다.

■고객지향의 원칙

“내가 다른 사람을 설득할 준비를 할 때, 나는 나 자신과 내가 말하고자 하는 것이 무엇인지에 대해 생각하는데 시간의 1/3을 보내고 상대방과 상대가 말하려고 하는 것이 무엇을까 생각하는데 나머지 2/3을 보낸다.” –아브라함 링컨
“내 보고가 고객의 머리속에 남기려는 것이 정확하게 무엇인가?”라고 질문해봅시다.  고객지향은 Hitting the Point가 중요합니다.
  고객은 긴 보고를 절대로 좋아하지 않습니다.  현상,원인,결과,대책 측면의 요점을 선정해야 합니다. 그중에서도 가장 중요한 핵심을 뽑고  우선적으로 결론을 먼저 보고해야 합니다. 그러면서 논리적으로 관심과 흥미를 유발시켜서 고객으로 하여금 보고에 집중하도록 만들어야 합니다.  

보고 준비 시 고객분석 점검사항은 아래와 같습니다.

① 나의 고객은 누구인가? (특성,잠재적 욕구, 지식의 이유, 의도, 고객이 받는 정신적 압박,기타 2차고객)
② 나의 목적은 무엇인가?
③ 보고의 고객의 머리에 남겨야 할 요점 세가지는 무엇인가?
④ 1분간 보고를 해야 한다면 구성되는 핵심주장의 내용은?
⑤ 각 핵심주장을 뒷받침하는 데이터 또는 사례는?
⑥ 각 주장의 중요성에 따른 보고분량과 시간의 배분은?
⑦ 예상 질문은 무엇인가? 답변은?

■구조적 사고의 원칙

“사고의3원칙은 다음과 같다.  첫째 멀리 볼 것, 둘째 여러 가지 관점에서 생각할 것, 셋째 본질을 파악할 것” –야스오카 마사히로 

구조적인 사고가 들어 간 보고서를 쓰는 방법을 소개합니다.
① 복문,중문을 사용하지 말고 여러 개의 단문으로 바꾸어라
② 정확한 단어를 선정하라 (국어사전을 옆에 놓아라)
③ 주장을 먼저 하고 나열은 나중에 하라.
④ 원인과 결과를 구분해서 밝혀라.
⑤ 더 중요한 것이 무엇인지 구분해야 한다. (단순하게 나열해서는 안 된다)

  구조적으로 사고하라는 것은 막연해서 실천하기가 어렵습니다.  우선 ‘첫째, 둘째,셋째’식으로 항상 말하는 훈련을 해야 합니다.   세가지로 정리하는 것은 구조적인 사고를 돕습니다.  이를 통해 우리는 평소에 여러 가지 사안에 대해서 미리 생각해 두는 습관을 가질 수 있게 될 것입니다.   또 생각하는 방법의 하나로서 MECE 방법을 추천합니다.   MECE(누락이 없고 중복이 없게)한 생각의 프레임워크는 많은 경우에 매우 유용한 도구가 됩니다.   구조적으로 생각하는 방법을 발전시키기 위해서는  여러가지 프레임워크를 머리속에 가지고 있는 것이 큰 도움이 됩니다.   프레임워크 정리를 위해서 [생각정리 프레임워크 50] –요시자와 준토쿠 저- 라는 책을 추천합니다.

  모든 보고서는 서술식이 아닌 개조식(첫째,둘째,셋째…)으로 작성해야 하며  개조식 보고서를 도식 보고서로 발전시키면  논리적인 구조가 시각적으로 표시되어 이해가 더욱 쉬워집니다. 

■두괄식 표현의 원칙

“간단한 것을 복잡하게 만드는 것은 평범함이고 복잡한 것을 간단하게 만드는 것이 창의력이다 –찰스 밍거스(재즈 가수)
“완벽함이란 더 이상 뺄 것이 없을 때 완성된다” –생텍쥐페리

  두괄식 표현이란 사안의 ‘핵심파악’이 원칙입니다.  핵심을 어디다 두느냐는 2차적인 문제입니다.     하지만 직장에서라면 두괄식 표현의 보고를 원칙으로 삼는 것을 강력하게 권유합니다.  직장에서의 상사는 항상 바쁘기 때문입니다.

습관으로 만들어야 할 세가지는 아래와 같습니다.
① 한 문장, 문단에서 가장 중요한 것을 뽑아서 맨 앞에 놓는다
② 슬라이드 한 장에서 말하려는 핵심주장을 뽑아서 맨 위에 쓴다 (거버닝 메시지)
③ 복잡하고 긴 보고에선 전체를 꿰뚫는 핵심을 뽑아서 그것을 먼저 말한다.

  핵심은 짧습니다. 긴 것은 결코 핵심이 아닙니다.  만약 길다면 더 노력해서 추려야 합니다.  즉 ① 핵심을 정확하게 파악해서 ②중요한 것부터 먼저 산뜻하게 보고할 수 있는 능력이 결정적인 것입니다.  좋은 사례는 “엘리베이터 보고”입니다.  엘리베이터 문이 닫히고 다시 열리는 30초간 핵심적으로 짧게 보고하는 훈련을 해볼 것을 권장합니다.

사례:

안녕하십니까. 사장님, (핵심요약)사장님께서 지시하신 신규보험 상품 개발 건은 잘 추진되고 있습니다.  며칠 전 사장님께서 박본부장에게 지시하신 사항입니다. 그 실무를 제가 맡고 있습니다.  (사장의 주요 관심사) 일정계획대로 이번 달 말에는 중간보고를 드릴 수 있습니다. (주요내용) 경쟁사들의 유사상품 분석을 끝냈습니다. 소비자 불만이 제법 많습니다. 타산지석으로 삼아서 훌륭한 상품을 만들겠습니다. (의지의 표명) 열심히 하겠습니다.

■미래지향성의 원칙

“먼 앞날에 대한 생각이 없으면 반드시 가까운 근심이 생긴다” –논어
세계적으로 훌륭한 선수는 늘 두가지 생각을 동시에 합니다.  ①신경을 곤두세운 미래 예측, 그리고 ②그 예측 결과의 철저한 반추. 예측과 반추 노력의 결과로 인해 경험법칙이 차곡차곡 머리속에 축적되어 갑니다.

  보고할 때마다 항상 점검해야 합니다. 내 보고에 ‘미래지향성의 원칙’이 적용되었는지 점검해보면 통찰력과 분석력이 길러집니다. 미래지향성의 원칙은 몇 수 앞에 예견 자체로 족한 것이 아니고 사후에 복기하여 자신의 예측과 사후 결과를 비교해보는 습관을 몸에 익힐 때 그 가치가 높아집니다.  미래지향성은 미래를 바라보는 안목과 감을 길러주게 될 것입니다.

■건의형의 원칙

“어떻게 할까, 어떻게 할까라고 해결책을 모색하는 사라이 아니라면 나라고 한들 그 사람을 어떻게 할 수가 없다.” –논어
  건의형의 원칙이란 모든 보고에 내 생각을 내 놓으라는 원칙입니다.  ‘어찌하오리까’식의 보고는 죄악입니다. 자신의 생각을 내 놓아야 합니다.     스스로 생각하지 못하고 지침과 지시만 기다리는 것은 매우 바람직하지 못한 것이다.   건의형 보고를 잘 하기 위해서는 ①자율성과 창의력에 대한 문제 인식 ②건의형 보고의 중요성 인식 ③건의형의 원칙을 지키겠다는 의지가 필요합니다.   보고의 핵심은 건의입니다.

■적극성의 원칙

“숙고할 시간을 가져라. 그러나 일단 행동할 시간이 되면 생각을 멈추고 돌진하라” –나폴레옹 
적극성의 원칙은 네가지로 나눌 수 있습니다

① 상사 지시 해석의 적극성:  질문형,권유형,아이디어 제시형의 어미로 끝나는 말이라도 상사의 숨어있는 요구는 지시이다. ‘지시 아닌 지시’도 지시인 것이다.
② 상사 지시를 발전시키는 적극성: 상사의 불완전한 지시를 발전시키는 적극성이 필요하다. 지시를 더 정확하게 내릴 수 있도록 도와주는 것도 부하의 임무이다. 그러기 위해서는 적극적으로 찾아가서 물어야 한다. 몰라서도 물어보고, 알더라도 확인을 위해 물어보고, 천재가 아닌 상사가 생각할 수 있도록 자꾸 질문해야 한다.
③ 보고 자체의 적극성: 자주 만나면 정든다. 분명하다. 자주 보고하는 부하는 ‘내 사람’같이 느껴진다. 설령 일을 좀 못하더라도…  적극성이 부족하면 보고할 적시성을 놓치기 쉽다. 
   – 보고의 적시성을 놓쳐서 상사의 신뢰를 잃게 될 경우는 아래와 같다.
   ㄱ. 상사가 물어보자 그제야 마지못해 답변하는 경우
   ㄴ. 장기간 추진 프로젝트의 중간 진척상황을 보고하지 않은 경우
   ㄷ. 선 조치를 핑계로 긴급상황의 보고가 늦은 경우
   ㄹ. 문제가 곪아 터질 때가지 좋지 않은 사안을 끌어안고 있다가 보고가 늦은 경우
   ㅁ. 상사가 불려가 여러분이 담당한 업무에 관해 제대로 보고 못한 경우.
④ 스트레스를 받더라도 상사를 찾아가는 적극성:   ….
   – 상사를 적극 찾아가라는 권유는 아래와 같은 의미이다.
   ㄱ. 상의하라  
   ㄴ. 질문하라
   ㄷ. 보고하라
   ㄹ. 그 과정에서 신뢰를 쌓으라
   ㅁ. 더 나아가 인간적으로 친해지는 기회를 만들라는 의미이다
   ㅂ. 더욱 더 나아가 항상 외로운 상사의 고충을 함께 이해하고 공유하고 상사의 안목으로 해결에 동참하라는 말이다. 
   ㅅ. 그러기 위해서는 상사를 위한 전략적 칭송거리도 생각하라
   ㅇ. 주도면밀히 상사를 관찰하라. 
   ㅈ. 기본은 맡은 일이다. 맡은 일에 열과 성을 다하라. 그래야만 상사를 찾아가는 적극적인 자세가 나올 수 있다.
상사가 어떤 사람이더라도 어떤 반응을 보이더라도 좌절하지 마세요. 계속 도전하세요. 이것이 이 원칙의 핵심입니다. 상사는 본연적으로 찾아가기 싫은 사람입니다. 

■조심성의 원칙

“군자의 생각은 자신 지위의 테두리 밖으로 나가지 않는다” –논어

적극적인 의견개진이 좋은 것이지만 지나치면 도리어 위험할 수도 있습니다.  보고와 관련한 처세의 원칙, 사려 분별 및 균형감유지의 원칙인 것입니다. 조직의 리더십과 상사라는 권위, 그리고 최종 결정권한에 대한 세심한 존중심을 상실한, 생각 없는 적극성과 그 지속성은 대단히 위험합니다.  상사와 함께 하는 공개석상에서  특히 조심해야 합니다. 특히 상사의 윗사람과 함께 하는 자리에서 더욱 조심해야 합니다.  어떤 경우에라도 상사의 리더십, 권위, 그리고 권한을 훼손하는 발언은 피해야 합니다. 스스로 무덤을 파는 행동이기 때문입니다. 상사의 뒤에서 상사를 밀어주고, 세워주고, 올려주어야 합니다.